Rámcová smlouva v silničním stavitelství: jak čistě vyúčtovat stovky malých zakázek
Jak spolu souvisí dílčí objednávka (Abruf), zaměření a souhrnná faktura, proč jsou kritickým bodem zbývající množství a …
Zjistit víceÚdržba silnic
Sto malých zásahů, jedno čisté vyúčtování
Gefahrenstellenbeseitigung (odstraňování nebezpečných míst na silnici) je záplava malých zakázek: každé místo je hotové za hodinu a v kanceláři stojí půl dne. Levora tento poměr obrací.
Od zásahu k položce
Co si kolega poznamená – a co chce vidět úřad
U nebezpečného místa se nejdřív pracuje a pak píše. Vznikne ručně psaný lístek s místem, datem, množstvím a podpisem. Právě tento lístek je váš doklad – proto zůstává.
Obvod, ulice, datum, množství, podpis.
| Položka | Výkon | Množství |
|---|---|---|
| 02.01.0010 | Vyříznout a vyčistit poškozené místo | 3,20 m² |
| 02.01.0030 | Položit a zhutnit studenou asfaltovou směs | 3,20 m² |
| 02.09.0050 | Zabezpečení podle vzorového schématu (Regelplan), do 4 h | 1,00 ks |
Číslo dokladu a obvod uloženy
Zásah visí na dílčí objednávce, dílčí objednávka na rámcové smlouvě. Přesně na tento řetězec se ptá kontrola.
Postup
Od hlášení po souhrnnou fakturu
1Z hlášení je dílčí objednávka
Místo přijde jako hlášení a přiřadí se k běžící rámcové smlouvě.
2Zásah a lístek
Parta vyjede, odvede práci, vyplní lístek a podepíše ho.
3Potvrdit množství
Levora předloží načtená množství, kancelář je potvrdí nebo opraví.
4Vyúčtovat jednou měsíčně
Všechny potvrzené zásahy za měsíc odejdou úřadu jako jedna XRechnung.
Skutečný problém
Drahá není práce – drahý je řetězec dokladů
- Zásah trvá hodinu, vyúčtování trvá déle
- Při osmdesáti místech za měsíc se ztrácí přehled, co už je vyúčtované
- Bez vazby na dílčí objednávku se úřad doptává – a faktura leží týdny
- Zbývající množství z rámcové smlouvy jsou v souboru Excel, který vede jeden člověk
- Když lístek vůbec nedorazí, nikdo si toho nevšimne
Časté otázky
Co chtějí firmy vědět předem
Musí parta obsluhovat tablet?
Ne. Přesně o to jde. Lístek se na místě vyplní ručně a podepíše jako dosud. Vyfotí se později v kanceláři – nebo cestou telefonem, když se to hodí.
Co když je rukopis špatně čitelný?
Pak Levora hodnotu předloží k opravě, místo aby ji hádala. Každé množství potvrzuje člověk. Software, který by množství účtoval sám, by byl při kontrole rizikem.
Máme rámcové smlouvy s několika obvody. Jde to?
Ano. Každý zásah nese svůj obvod a svou dílčí objednávku. Vyúčtovává se podle smlouvy, i když se ve stejném měsíci pracovalo pro více zadavatelů.
Můžeme dál používat naše stávající Leistungsverzeichnis?
Ano. Soubory GAEB ve fázích X81 a X83 se načtou; čísla položek zůstávají ta, která jsou ve smlouvě.
A když přece jen chceme zůstat u Excelu?
Pak zůstaňte u Excelu. Přechod se vyplatí až od určitého počtu dílčích objednávek za měsíc – pod dvacet obvykle problémem není náročnost.
Projděte to na jednom z vašich lístků
Přineste vyplněný lístek a příslušnou rámcovou smlouvu. Cestu až k hotové XRechnung ukážeme na nich – ne na vzorových datech.