GAEB X81, X83, X84, X89 – jaký soubor k čemu?

Co znamenají zkratky X81, X83 a X84?

GAEB je německý datový formát pro výměnu soupisů prací a nabídek ve stavebnictví. Čísla označují fáze výměny dat, ne formáty souborů. Zjednodušeně: X81 obsahuje vypsané Leistungsverzeichnis (německý soupis prací, u nás soupis prací s výkazem výměr), X83 je výzva k podání nabídky a X84 se vrací s vašimi cenami zpět zadavateli.

X označuje verzi výměnného formátu v XML (GAEB DA XML). Starší soubory nesou D nebo P – obsahově znamenají číslice totéž.

Fáze v přehledu

Směr je to, co byste si měli zapamatovat: X81 a X83 přicházejí, X84 a X89 odcházejí.

Kdy dostanete co?

X81 – popis výkonů. Čisté Leistungsverzeichnis s čísly položek, texty, množstvími a jednotkami, bez cen. Často pro informaci nebo při zadání z volné ruky.

X83 – výzva k podání nabídky. V zadávacím řízení prakticky nejčastější případ. Struktura jako u X81, ale výslovně jako výzva k podání nabídky.

X84 – podání nabídky. Vaše odpověď. Zapíšete jednotkové ceny a soubor pošlete zpět. Tady dochází k nejčastější chybě: vrátit špatnou fázi.

X89 – faktura. Méně rozšířená než X81/X83/X84, ale v inženýrském stavitelství (Tiefbau) se s ní setkáte: faktura na základě zaměřených množství. Nezaměňovat s XRechnung – to je jiný standard pro jiný účel.

Nejčastější chyba: vrátit špatnou fázi

Když dostanete X83 a pošlete zpět X83 se zapsanými cenami, soubor bude zpravidla odmítnut. Očekává se X84.

Důvodem není formalismus: zadavatel načítá došlé soubory strojově a nabídky porovnává. Soubor ve špatné fázi do tohoto postupu nezapadá.

Tip z praxe: Před odesláním zkontrolujte dvě věci – fázi a úplnost. X84 bez ceny v povinné položce je stejně bezcenná jako špatná fáze.

X81, nebo X83 – musím je umět rozlišit?

Pro každodenní práci: ne. Software, který import zvládá, pozná fázi ze souboru a vydá výstup ve fázi, která se očekává. Zkratky nemusíte znát nazpaměť.

Pro rozhovor se zadavatelem: ano. Když tam někdo řekne „pošlete zpátky tu 84“, měli byste vědět, co se tím myslí.

Co v souboru je – a co ne

To je důležité pro očekávání: soubor GAEB nenahrazuje zadávací dokumentaci. Obsahuje vyčíslitelnou část, ne smluvní.

Když zadavatel pošle jen PDF

Stává se to, zejména u menších obcí. Pak chybí strojově čitelný podklad a položky je nutné zadat ručně – se vším, co to přináší za překlepy.

Zeptejte se. Soubor GAEB téměř vždy existuje; jen se automaticky neposílá, protože PDF je určeno pro člověka. Krátký e-mail zadavateli vám může ušetřit půl dne.

Proč musí čísla položek zůstat zachována

Při importu je velké pokušení převést položky do vlastní systematiky. Nedělejte to. Při kontrole se ptá na číslo ze smlouvy – ne na vaše interní.

Totéž platí pro Aufmaß (zaměření skutečně provedených výměr): množství musí být svázáno s číslem položky, které zadavatel zná. Všechno ostatní vyvolává dotazy, které stojí týdny.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi D83 a X83? Jen formát souboru. D označuje starší verzi, X GAEB DA XML. Fáze – a tím i význam – je stejná.

Mohu soubor GAEB otevřít v Excelu? Rozumně ne. Je to strukturovaný soubor, ne tabulka. Potřebujete program, který formát umí číst.

Potřebuji na import drahý software? Ne nutně – existují jednoduché prohlížeče, jimiž se do souboru podíváte. Užitek vzniká teprve tehdy, když se položky dále používají: ocenit, zaměřit, vyúčtovat.

Je X89 totéž co XRechnung? Ne. X89 je fáze GAEB pro fakturu na základě dat zaměření. XRechnung je německý standard strukturované e-faktury podle evropské normy EN 16931. Někteří zadavatelé požadují obojí – pro různé účely.

Dostáváme soubor s příponou .p83. Co to je? Přípona P označuje cenovou fázi ve starší výměně dat – obsahově výzvu k podání nabídky. Zacházejte s ní jako s X83: ocenit a vrátit v očekávané fázi. V případě pochybností se zeptejte zadavatele, v jakém formátu se vrácení očekává.

Můžeme oceněné LV poslat zpět jako Excel? Jen pokud je to výslovně připuštěno. Ve formálním zadávacím řízení je vrácení v požadovaném výměnném formátu zpravidla součástí formálních požadavků – a nabídka, která formu nesplní, je vyřazena bez ohledu na to, jak dobrá je cena.

Co v souboru GAEB strukturálně je

Kdo se do něj jednou podíval, pochopí, proč z něj lze položky spolehlivě převzít – a proč to PDF nedokáže.

Druh položky se často přehlíží a je drahé ho přehlédnout: potřebová položka (Bedarfsposition) se vyúčtuje, jen pokud je skutečně objednána. Kdo ji nacení jako běžnou položku, zkreslí svou nabídkovou cenu.

Hierarchie rozhoduje o tom, zda vaše vyúčtování později bude odpovídat LV zadavatele. Oddíly a pododdíly by měly zůstat zachovány, i když je interně nikdo nepotřebuje.

Když opravdu přijde jen PDF

Stává se to, hlavně u menších obcí a při zadání z volné ruky. Pořadí, v jakém byste měli postupovat:

1. Zeptat se. Krátký e-mail zadavateli: „Můžete nám LV poskytnout navíc jako soubor GAEB (X83)?“ Ve většině případů existuje.
2. Zeptat se v projekční kanceláři. Pokud je některá uvedena v podkladech, má soubor prakticky jistě – vznikl tam.
3. Teprve pak zadávat ručně. A potom důsledně s čísly položek zadavatele, ne s vlastními.

Kroky 1 a 2 zaberou deset minut. Krok 3 u LV se 140 položkami zabere půl dne – plus překlepy, které se ukážou později při vyúčtování.

Typické chyby při importu

Řádek o dlouhých textech je v praxi důležitý: bez dlouhého textu není výkon úplně popsán a spor o rozsah plnění vzniká později právě na tom.

Co zkontrolovat před odesláním

Než X84 odejde, tři kontroly, které dohromady trvají pět minut:

1. Je fáze správná? X84, ne X83.
2. Jsou oceněny všechny povinné položky? Prázdná povinná položka může vést k vyřazení.
3. Jsou součty věrohodné? Překlep v jednotkové ceně se v konečném součtu projeví, když se na něj jednou podíváte.

Tyto tři body jsou rozdílem mezi hodnocenou a vyřazenou nabídkou – a nemají nic společného se softwarem, ale s disciplínou.

Potřebové, alternativní a eventuální položky

Tyto druhy položek jsou téměř v každém větším Leistungsverzeichnis a při kalkulaci se s nimi pravidelně zachází špatně:

Nejčastější chybou je potřebová položka: nacení se, protože je v LV, a pak se započítá do vlastního součtu. To zkresluje obraz o hodnotě zakázky – a pokud se nikdy neobjedná, chybí na konci obrat, se kterým se počítalo.

Příplatek se naopak často přehlíží: kdo ho nenacení, protože je to „jen“ příplatek, podá neúplnou nabídku.

Software, který tyto druhy převezme ze souboru GAEB a vykáže je odděleně, vám tuto evidenci ušetří. Zkontrolovat byste je přesto měli – zařazení pochází od zadavatele a občas stojí za diskusi.

Shrnutí

Zapamatovat si musíte v podstatě jeden řádek: X81 a X83 přicházejí, X84 jde zpět. Vše ostatní obstará software – za předpokladu, že fáze zvládá a zachovává čísla položek zadavatele.

Jak import v Levoře probíhá, najdete na stránce o importu GAEB a LV . Co se potom děje s množstvími, popisuje článek Zaměření podle REB 23.003 .