E-factuurplicht in Duitsland 2027 voor bouwbedrijven: wat er echt geldt

Dit artikel beschrijft de Duitse regels; het is bedoeld voor bedrijven uit Nederland en België die in Duitsland werken of aan Duitse opdrachtgevers factureren.

Vanaf wanneer moet een bedrijf in de Tiefbau e-facturen versturen?

Kort gezegd: de termijnen hieronder gelden voor bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn (Tiefbau is de Duitse term voor grond-, weg- en waterbouw). Zulke bedrijven moeten e-facturen al sinds 01.01.2025 kunnen ontvangen. Voor het versturen is de omzet van het voorgaande jaar bepalend – boven € 800.000 vanaf 01.01.2027, daaronder vanaf 01.01.2028. Of en in hoeverre dat ook geldt voor een bedrijf dat in Nederland of België is ingeschreven, leest u in het volgende deel.

Wie voor publieke opdrachtgevers werkt, heeft er meestal allang mee te maken: daar gelden eigen, eerdere regels, en in de praktijk eist het Duitse Straßenbauamt (de regionale wegbeheerder) de XRechnung (de Duitse standaard voor e-facturen in XML-formaat aan publieke opdrachtgevers), los van deze termijnen tussen bedrijven (B2B).

Geldt dit voor uw bedrijf? Dat hangt af van waar het is ingeschreven

De Duitse e-factuurplicht tussen bedrijven volgt uit § 14 UStG (de Duitse btw-wet) en betreft transacties tussen ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn. Als vestiging gelden de statutaire zetel, de plaats van leiding of een vaste inrichting (Betriebsstätte) die bij de betreffende levering betrokken is. Het antwoord hangt daarom af van waar uw bedrijf is ingeschreven:

1. Bedrijf ingeschreven in Duitsland (GmbH, UG, eenmanszaak in Duitsland – ook als de eigenaar uit Nederland of België komt): de plicht geldt voor uw bedrijf. E-facturen ontvangen moet sinds 01.01.2025; versturen vanaf 01.01.2027 als de omzet van het voorgaande jaar boven € 800.000 lag, anders vanaf 01.01.2028.
2. Bedrijf ingeschreven in Nederland of België dat rechtstreeks aan een Duitse overheidsdienst (publieke opdrachtgever) factureert: verwacht worden een XRechnung en een Leitweg-ID (de routeringscode van de ontvangende dienst, veld BT-10). Deze regel geldt voor facturen aan publieke opdrachtgevers, ongeacht waar het bedrijf gevestigd is.
3. Bedrijf ingeschreven in Nederland of België dat aan een Duitse hoofdaannemer factureert: er is geen rechtstreekse wettelijke plicht, maar het contract kan XRechnung of ZUGFeRD (een pdf met ingebedde XML-gegevens) voorschrijven. Het contract is bepalend.
4. Bedrijf ingeschreven in Nederland of België met een vaste inrichting (Betriebsstätte) in Duitsland die bij de levering betrokken is: dan kan de plicht van toepassing zijn; zo’n vaste inrichting kan onder meer ontstaan door een langdurige bouwplaats. Vraag het een Duitse belastingadviseur (Steuerberater).

Het bovenstaande is geen juridisch advies. Vraag bij twijfel een belastingadviseur (Steuerberater).

De termijnen in het kort

De grens van € 800.000 heeft betrekking op de totale omzet van de factuuruitreiker in het voorgaande kalenderjaar. Het is dus een momentopname: een bedrijf dat er in 2026 net boven zit, valt in 2027 onder de eerdere termijn.

Bronnen: BMF – FAQ zur E-Rechnung · BMF-Schreiben vom 15.10.2025 · § 14 UStG

Wat als e-factuur telt – en wat niet

Een e-factuur in de zin van deze regeling is een gestructureerde dataset volgens EN 16931. In de praktijk betekent dat XRechnung of ZUGFeRD.

Uitdrukkelijk niet daaronder vallen:

• een pdf die per e-mail wordt verstuurd
• een ingescand papieren document
• een afbeelding van de factuur
• ZUGFeRD in de profielen MINIMUM en BASIC-WL

Het laatste punt verrast velen: niet elk ZUGFeRD-profiel voldoet aan de eis. Als uw factuurprogramma ZUGFeRD ondersteunt, vraag dan naar het profiel.

Wat dit betekent bij een publieke opdrachtgever

Voor bedrijven in de Duitse wegenbouw en Tiefbau is de B2B-discussie vaak bijzaak, omdat de opdrachtgevers toch al overheidsdiensten zijn. Daar geldt:

• Federale overheidsdiensten eisen de XRechnung sinds 27.11.2020.
• Deelstaten en gemeenten hebben eigen termijnen en eigen portalen. Voor een Straßenbauamt is dat in de praktijk het beslissende geval – en het moet per deelstaat (Bundesland) worden nagegaan.

Dat is geen uitvlucht, maar de rechtstoestand: er is hier geen eenduidig antwoord voor heel Duitsland dat je op de website van een leverancier kunt afdrukken.

De meest gemaakte vergissing: „Daar hebben we bouwsoftware voor nodig“

Nee. Een XRechnung aanmaken is geen kunst en geen reden om branchesoftware te kopen. Er bestaan eenmalig te kopen tools daarvoor, factuurprogramma’s voor een paar euro per maand en een gratis portaal van de Duitse federale overheid.

Het werk in een Tiefbau-bedrijf zit ergens anders – in de keten vóór de factuur:

1. het Leistungsverzeichnis (bestek met posten) overnemen (GAEB)
2. de posten prijzen
3. het Aufmaß (de hoeveelheidsstaat van de bouwplaats) vastleggen
4. de hoeveelheden controleren en vrijgeven
5. de hoeveelheden aan de posten toewijzen
6. de factuur aanmaken

Stap 6 is de eenvoudigste. Wie software alleen vanwege de e-factuurplicht aanschaft, koopt de verkeerde oplossing voor het verkeerde probleem.

Wat u tot uw termijn echt moet doen

De lijst is bewust kort. Voor de meeste bedrijven is de e-factuurplicht een organisatorisch onderwerp, geen groot technisch project.

Versie: 3.0.2, en 4.0 komt eraan

Op dit moment is XRechnung 3.0.2 bepalend (stand: augustus 2026). Versie 4.0 voert de herziene norm EN 16931-1:2026 in en is aangekondigd voor midden tot eind 2026, met een overgangsfase voor 3.0.2.

Voor uw bedrijf is dat een vraag aan de softwareleverancier, niet aan u: wie de factuur aanmaakt, moet de versiewissel meemaken.

Veelgestelde vragen

Ons bedrijf is in Duitsland ingeschreven – moeten wij e-facturen uitreiken? Ja, de plicht betreft facturen tussen ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn. Ontvangen moet sinds 01.01.2025; versturen vanaf 01.01.2027 als de omzet van het voorgaande jaar boven € 800.000 lag, anders vanaf 01.01.2028. De uitzondering voor kleine ondernemers volgens § 19 UStG staat bij de volgende vraag.

Moet een Nederlands of Belgisch bedrijf een XRechnung sturen aan een Duitse overheidsdienst? Bij rechtstreekse facturatie aan een Duitse publieke opdrachtgever worden een XRechnung en een Leitweg-ID verwacht – ongeacht waar het bedrijf is ingeschreven. Federale overheidsdiensten eisen de XRechnung sinds 27.11.2020; deelstaten en gemeenten hebben eigen termijnen en portalen, dus dat moet per deelstaat (Bundesland) worden nagegaan. Bij facturen aan een Duitse hoofdaannemer beslist het contract, bij een vaste inrichting (Betriebsstätte) in Duitsland de belastingadviseur (Steuerberater).

Wij zijn kleine ondernemer volgens § 19 UStG (Kleinunternehmer). Geldt dit ook voor ons? Voor het uitreiken niet: kleine ondernemers volgens § 19 UStG zijn blijvend vrijgesteld van de plicht om e-facturen uit te reiken. Van de ontvangstplicht daarentegen niet – die geldt sinds 01.01.2025 voor alle in Duitsland gevestigde ondernemingen. Deze twee zinnen worden het vaakst door elkaar gehaald. Of § 19 op uw bedrijf van toepassing is, zegt uw belastingadviseur (Steuerberater); deze pagina vervangt hem niet.

Is het genoeg als onze belastingadviseur de facturen opstelt? Als hij dat toch al doet, ja. Controleer wel of de bewijsstukken – Aufmaß-bladen, de verwijzing naar de afroep (Abruf) uit het raamcontract – meegaan. Precies daarvan hangt bij publieke opdrachtgevers de betaling af.

Moeten we e-facturen archiveren? Ja, met de gebruikelijke bewaartermijnen en in het originele formaat. Een afdruk volstaat niet.

En als een klant toch papier wil? In B2B kan dat tot uw termijn. Daarna beslist de rechtstoestand, niet de wens van de klant.

Uw termijn in vier vragen

In plaats van een algemeen overzicht een concrete inschatting, voor een in Duitsland gevestigd bedrijf. Vier vragen, in deze volgorde:

1. Factureert u aan publieke opdrachtgevers? Zo ja, dan is de vraag naar 2027 voor u grotendeels beantwoord – daar wordt de XRechnung doorgaans nu al geëist. U zit feitelijk al in de eindsituatie en hoeft alleen het B2B-deel nog bij te werken.

2. Lag uw omzet van het voorgaande jaar boven € 800.000? Zo ja, dan geldt voor uw B2B-facturen 01.01.2027. Zo nee, 01.01.2028 – tot 31.12.2027 mag u nog op papier en als pdf factureren.

3. Kunt u e-facturen ontvangen en archiveren? Deze plicht bestaat sinds 01.01.2025 en wordt vaker over het hoofd gezien dan de verzendplicht. Een mailbox is niet genoeg – de factuur moet in het originele formaat worden bewaard.

4. Wie maakt uw facturen vandaag aan? Als uw belastingadviseur factureert, spreek dan met hem af of en hoe hij de bewijsstukken – Aufmaß-bladen, verwijzing naar de afroep – meelevert. Precies daarvan hangt bij publieke opdrachtgevers de betaling af, en precies dat ziet een administratiekantoor niet.

Archiveren: het onderschatte deel

Een e-factuur is een gestructureerde dataset, geen document. Voor het bewaren betekent dat:

Het eerste punt is de meest gemaakte fout: wie de XRechnung alleen als pdf-voorbeeld opslaat, heeft haar niet gearchiveerd. Spreek met uw belastingadviseur af waar het origineel ligt – bij u of bij hem.

Wat u uw belastingadviseur moet vragen

Deze pagina vervangt geen belastingadvies. Ze kan u wel de vragen geven waarmee u het gesprek ingaat:

1. Valt onze omzet van het voorgaande jaar boven of onder de grens van € 800.000 – en wat telt daar precies in mee?
2. Wie archiveert de e-facturen in het origineel, u of wij?
3. Hoe komen onze uitgaande facturen voortaan tot stand, en wie controleert ze vóór verzending?
4. Wat gebeurt er met inkomende facturen die ons als XRechnung bereiken?
5. Zijn er in onze situatie bijzondere gevallen – facturen voor kleine bedragen, creditnota’s, voorschotten?

Vraag 5 is de moeite waard: voor bepaalde soorten facturen gelden afwijkende regels, en de beoordeling daarvan hoort bij de taken van uw adviseur, niet van uw softwareleverancier.

Wat dit betekent voor de keuze van software

De meest gemaakte verkeerde beslissing in dit verband is branchesoftware aanschaffen vanwege de e-factuurplicht. De plicht gaat over een bestandsformaat; bouwsoftware lost een procesprobleem op. Dat zijn twee verschillende redenen om iets te kopen.

Alleen de onderste twee rijen rechtvaardigen bouwsoftware. Wie vanwege de bovenste twee koopt, betaalt voor functies die hij niet nodig heeft.

Inkomende facturen: de plicht die al geldt

Over het versturen wordt veel geschreven, over het ontvangen weinig – terwijl dat sinds 01.01.2025 verplicht is en elk in Duitsland gevestigd bedrijf raakt, ongeacht omzetgrenzen.

Wat daar in de praktijk bij hoort:

1. Een adres dat bereikbaar is. Een mailbox die iemand leest, niet een info@-adres dat niemand opent.
2. Verwerking zonder mediabreuk. Een XRechnung afdrukken en in een map stoppen voldoet niet aan het doel – het origineel is het bestand.
3. Leesbaar maken. U moet de factuur kunnen bekijken. Daarvoor volstaat een viewer; een duur systeem is niet nodig.
4. Controle zoals voorheen. Inhoudelijk en rekenkundig – daar verandert het formaat niets aan.

Het meest voorkomende struikelblok is punt 1: leveranciers stappen over, sturen naar het adres uit de stamgegevens, en daar leest niemand mee. De factuur geldt als ontvangen, de termijn loopt, en de aanmaning komt voordat iemand de factuur heeft gezien.

Het eigen adres voor inkomende facturen afstemmen met de grootste leveranciers kost een half uur en voorkomt precies dat.

Samengevat

Voor Tiefbau-bedrijven met publieke opdrachtgevers in Duitsland is de e-factuur allang dagelijkse praktijk; de B2B-termijnen 2027 en 2028 zijn voor die bedrijven eerder een formaliteit. Belangrijker dan de datum is het inzicht dat de factuur het eenvoudigste deel is – en dat software die alleen dat oplost, het eigenlijke probleem niet aanpakt.

De technische details over de adressering staan in het artikel XRechnung aan de Duitse wegbeheerder ; hoe de factuur in Levora uit de gecontroleerde hoeveelheden ontstaat, op de pagina over XRechnung en ZUGFeRD .