GAEB X81, X83, X84, X89 – welk bestand waarvoor?

Dit artikel beschrijft GAEB, de Duitse standaard voor het uitwisselen van bestekgegevens; het is bedoeld voor bedrijven uit Nederland en België die in Duitsland inschrijven op aanbestedingen.

Wat betekenen de afkortingen X81, X83 en X84?

De getallen staan voor fasen in de gegevensuitwisseling, niet voor bestandsformaten. Vereenvoudigd: de X81 bevat het aanbestede Leistungsverzeichnis (het bestek met posten), de X83 is de uitnodiging tot het indienen van een offerte, en de X84 gaat met uw prijzen terug naar de opdrachtgever.

De X staat voor de XML-versie van het uitwisselingsformaat (GAEB DA XML). Oudere bestanden dragen een D of P – inhoudelijk bedoelen de cijfers hetzelfde.

De fasen in het kort

De richting is het punt om te onthouden: X81 en X83 komen binnen, X84 en X89 gaan naar buiten.

Wanneer krijgt u wat?

X81 – omschrijving van het werk. Het kale Leistungsverzeichnis met postnummers, teksten, hoeveelheden en eenheden, zonder prijzen. Vaak ter informatie of bij een onderhandse gunning (freihändige Vergabe).

X83 – uitnodiging tot inschrijving. In een aanbesteding in de praktijk het meest voorkomende geval. Structuur zoals de X81, maar uitdrukkelijk als uitnodiging om een offerte in te dienen.

X84 – indiening van de offerte. Uw antwoord. U vult de eenheidsprijzen in en stuurt het bestand terug. Hier gebeurt de meest gemaakte fout: de verkeerde fase terugsturen.

X89 – factuur. Minder verbreid dan X81/X83/X84, maar in de Tiefbau (grond-, weg- en waterbouw) wel te vinden: de factuur op basis van de opgemeten hoeveelheden. Niet te verwarren met de XRechnung – dat is een andere standaard voor een ander doel.

De meest gemaakte fout: de verkeerde fase teruggeven

Als u een X83 ontvangt en een X83 met ingevulde prijzen terugstuurt, wordt het bestand doorgaans afgewezen. Verwacht wordt een X84.

De reden is geen formalisme: de aanbestedende dienst (Vergabestelle) leest de binnenkomende bestanden automatisch in en vergelijkt offertes. Een bestand in de verkeerde fase past niet in dat proces.

Tip uit de praktijk: controleer vóór het verzenden twee dingen – de fase en de volledigheid. Een X84 zonder prijs in een verplichte post is net zo waardeloos als de verkeerde fase.

X81 of X83 – moet ik dat kunnen onderscheiden?

Voor het dagelijkse werk: nee. Software die de import beheerst, herkent de fase uit het bestand en geeft uit in de fase die verwacht wordt. U hoeft de afkortingen niet uit uw hoofd te kennen.

Voor het gesprek met de aanbestedende dienst: ja. Als daar iemand zegt „stuur de 84 terug“, moet u weten wat er bedoeld wordt.

Wat er in het bestand staat – en wat niet

Dat is belangrijk voor de verwachtingen: een GAEB-bestand vervangt de aanbestedingsstukken niet. Het bevat het rekenbare deel, niet het contractuele.

Als de opdrachtgever alleen een pdf stuurt

Dat komt voor, juist bij kleinere gemeenten. Dan ontbreekt de machineleesbare basis, en moeten de posten worden ingevoerd – met alle tikfouten die daarbij horen.

Vraag ernaar. Het GAEB-bestand bestaat bijna altijd; het wordt alleen niet automatisch meegestuurd, omdat de pdf voor de mens bedoeld is. Een korte e-mail aan de aanbestedende dienst bespaart u mogelijk een halve dag.

Waarom de postnummers behouden moeten blijven

Bij het importeren is de verleiding groot om posten in de eigen systematiek om te zetten. Doe het niet. Bij de controle wordt gevraagd naar het nummer uit het contract – niet naar uw interne.

Hetzelfde geldt voor het Aufmaß (de hoeveelheidsstaat): een hoeveelheid moet gekoppeld zijn aan het postnummer dat de opdrachtgever kent. Al het andere levert vragen op die weken kosten.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen D83 en X83? Alleen het bestandsformaat. D staat voor de oudere versie, X voor GAEB DA XML. De fase – en daarmee de betekenis – is dezelfde.

Kan ik een GAEB-bestand met Excel openen? Niet zinvol. Het is een gestructureerd bestand, geen tabel. U heeft een programma nodig dat het formaat leest.

Heb ik voor de import dure software nodig? Niet per se – er bestaan eenvoudige viewers om erin te kijken. Het nut ontstaat pas als de posten daarna verder worden gebruikt: prijzen, opmeten, afrekenen.

Is X89 hetzelfde als XRechnung? Nee. X89 is een GAEB-fase voor de factuur op basis van Aufmaß-gegevens. De XRechnung is een standaard volgens de Europese norm EN 16931 voor de elektronische factuur. Sommige opdrachtgevers eisen beide – voor verschillende doelen.

We krijgen het bestand met de extensie .p83. Wat is dat? De P staat voor de prijsfase in de oudere gegevensuitwisseling – inhoudelijk de uitnodiging tot inschrijving. Behandel het als een X83: prijzen en in de verwachte fase teruggeven. Vraag bij twijfel aan de aanbestedende dienst in welk formaat het antwoord wordt verwacht.

Kunnen we een geprijsd LV als Excel terugsturen? Alleen als dat uitdrukkelijk is toegestaan. In een formele aanbesteding hoort het teruggeven in het gevraagde uitwisselingsformaat doorgaans bij de vormvereisten – en een offerte die niet aan de vorm voldoet, wordt uitgesloten, hoe goed de prijs ook is.

Wat er structureel in een GAEB-bestand staat

Wie er eenmaal in heeft gekeken, begrijpt waarom posten er betrouwbaar uit over te nemen zijn – en waarom een pdf dat niet kan.

De soort post wordt vaak over het hoofd gezien, en dat is duur: een post bij behoefte (Bedarfsposition) wordt alleen afgerekend als die echt wordt opgedragen. Wie haar calculeert als een normale post, vertekent zijn offerteprijs.

De hiërarchie bepaalt of uw afrekening later aansluit op het LV van de opdrachtgever. Hoofdstukken en subhoofdstukken moeten behouden blijven, ook als intern niemand ze nodig heeft.

Als er echt alleen een pdf komt

Dat komt voor, vooral bij kleinere gemeenten en bij onderhandse gunning. De volgorde waarin u te werk moet gaan:

1. Navragen. Een korte e-mail aan de aanbestedende dienst: „Kunt u ons het LV ook als GAEB-bestand (X83) bezorgen?“ In de meeste gevallen bestaat het.
2. Bij het ingenieursbureau vragen. Staat er een in het colofon van de stukken, dan heeft dat het bestand vrijwel zeker – het is daar ontstaan.
3. Pas dan invoeren. En dan consequent met de postnummers van de opdrachtgever, niet met eigen nummers.

De inspanning voor stap 1 en 2 is tien minuten. De inspanning voor stap 3 bij een LV met 140 posten is een halve dag – plus de tikfouten die later bij de afrekening opvallen.

Typische fouten bij de import

De regel over de lange teksten is in de praktijk relevant: zonder lange tekst is het werk niet volledig omschreven, en precies daarover ontstaat later onenigheid over de omvang van het werk.

Wat u vóór het verzenden moet controleren

Voordat de X84 teruggaat, drie controles die samen vijf minuten duren:

1. Fase correct? X84, niet X83.
2. Alle verplichte posten geprijsd? Een lege verplichte post kan tot uitsluiting leiden.
3. Totalen plausibel? Een tikfout in de eenheidsprijs valt op in het eindtotaal, als je er één keer naar kijkt.

Deze drie punten maken het verschil tussen een beoordeelde en een uitgesloten offerte – en ze hebben niets met software te maken, maar met discipline.

Posten bij behoefte, alternatieve posten en optionele posten

Deze soorten posten staan in bijna elk groter Leistungsverzeichnis en worden bij het calculeren regelmatig verkeerd behandeld:

De post bij behoefte is de meest gemaakte fout: ze wordt geprijsd omdat ze in het LV staat, en dan in de eigen som meegeteld. Dat vertekent het beeld van de opdrachtwaarde – en als ze nooit wordt afgeroepen, ontbreekt aan het eind omzet waarmee gerekend was.

De toeslag wordt omgekeerd vaak over het hoofd gezien: wie haar niet prijst omdat het „maar“ een toeslag is, dient een onvolledige offerte in.

Software die deze soorten uit het GAEB-bestand overneemt en apart toont, neemt u de boekhouding daarvan uit handen. Controleren moet u ze toch – de indeling komt van de opdrachtgever en is soms voor discussie vatbaar.

Samengevat

Onthouden hoeft u in feite één regel: X81 en X83 komen binnen, X84 gaat terug. Al het andere regelt de software – op voorwaarde dat ze de fasen beheerst en de postnummers van de opdrachtgever behoudt.

Hoe de import in Levora verloopt, staat op de pagina over de GAEB- en LV-import . Wat er daarna met de hoeveelheden gebeurt, beschrijft het artikel Aufmaß volgens REB 23.003 .