Raamcontract in de Duitse wegenbouw: honderden kleine opdrachten netjes afrekenen

Dit artikel beschrijft raamcontracten (Rahmenverträge) met Duitse gemeenten en wegbeheerders; het is bedoeld voor bedrijven uit Nederland en België die in Duitsland zulke contracten uitvoeren.

Wat maakt de afrekening van een raamcontract zo bewerkelijk?

Niet de afzonderlijke prestatie. Een Rahmenvertrag (raamcontract) is binnen als hij getekend is – verdiend wordt hij met honderden afzonderlijke afroepen per jaar, die elk afzonderlijk moeten worden onderbouwd.

Het werk ontstaat door de keten: elke hoeveelheid hoort bij een post, elke post bij een afroep, elke afroep bij een contract. Breekt die keten op één plek, dan vraagt de opdrachtgever na – en blijft de factuur liggen.

De begrippen die uit elkaar gehouden moeten worden

De afroep is het anker. Zonder afroep valt later niet te laten zien op welke grondslag er is gewerkt.

Het verloop in vijf stappen

1. Contract inlezen. Het Leistungsverzeichnis (bestek met posten) komt als GAEB-bestand en wordt het postenbestand: nummers, teksten, hoeveelheden, eenheidsprijzen. De postnummers blijven die uit het contract – dat is geen formaliteit, maar de taal van de latere controle.

2. Afroep aanmaken. Elke opdracht wordt een eigen dossier onder dat contract, met datum, plaats en het nummer waaronder de opdrachtgever haar voert.

3. Werk uitvoeren en documenteren. De ploeg werkt en vult de Zettel (werkbon) in – met de hand, ondertekend.

4. Aufmaß toewijzen. De hoeveelheden worden gecontroleerd en aan de posten gekoppeld. Prijzen komen uit het contract, niet uit een lijst ernaast.

5. Maandelijks afrekenen. Alle vrijgegeven afroepen van de maand gaan als één XRechnung de deur uit.

Het kritieke punt: resthoeveelheden

Een raamcontract bevat per post een hoeveelheid die kan worden afgeroepen. Is die op, dan is de post uitgeput – verdere prestaties hebben dan een aparte opdracht of meerwerk (Nachtrag) nodig.

In de praktijk wordt dat vaak bijgehouden in een Excel-bestand dat één persoon beheert. Dat werkt zolang die persoon er is. Is hij op vakantie of verlaat hij het bedrijf, dan merkt meestal de opdrachtgever als eerste dat een hoeveelheid is overschreden.

Als een van deze vier vragen in het bedrijf maar door één persoon kan worden beantwoord, is dat een risico – los van de gebruikte software.

Verzamelfactuur of afzonderlijke factuur?

Beide kunnen, gebruikelijk is de verzamelfactuur. Die bespaart beide partijen werk: u het aanmaken, de dienst het controleren.

Een uitzondering loont bij grotere afzonderlijke afroepen die eerder betaald moeten worden – daar kan een aparte factuur zinvol zijn. Stem dat vooraf af met de behandelaar; sommige diensten hebben daar vaste regels voor.

Meerwerk: apart vermelden

Prestaties die het contract niet dekt, zijn meerwerk (Nachträge). Ze onder de contractposten laten meelopen is makkelijker en valt uiterlijk bij de controle op.

Netjes is: meerwerk als zodanig markeren, apart vermelden, de opdracht documenteren. Dat is op het moment zelf meer werk en bij een geschil duidelijk minder werk.

Waar de controle meestal blijft hangen

1. Ontbrekende verwijzing naar de afroep. De behandelaar kan het werk niet toewijzen.
2. Hoeveelheid zonder bewijs. Het Aufmaß-blad is niet bijgevoegd.
3. Post uitgeput. De afgeroepen hoeveelheid overstijgt de contracthoeveelheid.
4. Prijsafwijking. Een andere eenheidsprijs dan in het contract – meestal een overzetfout.
5. Verkeerde Leitweg-ID. De factuur bereikt de dienst niet eens.

De eerste vier zijn te vermijden door de keten technisch te laten samenhangen in plaats van organisatorisch. Het vijfde punt staat beschreven in de details over de XRechnung .

Wat dat per maand kost

Reken het na met uw eigen getallen:

Bij zestig afroepen, acht minuten per afroep en twee uur voor de resthoeveelheden is dat zo’n tien uur per maand. Of een omschakeling daartegen opweegt, bepaalt dat getal – niet een getal in een brochure.

Veelgestelde vragen

We hebben raamcontracten met meerdere opdrachtgevers. Wordt dat niet onoverzichtelijk? Alleen als afroepen niet eenduidig aan een contract zijn toegewezen. Met een nette toewijzing maakt het niet uit hoeveel contracten er naast elkaar lopen.

Hoe lang mogen we wachten met afrekenen? Dat staat in het contract. Los daarvan geldt: hoe langer de tijd tussen prestatie en factuur, hoe lastiger de vraag achteraf – en hoe later het geld.

En als een werkbon helemaal niet aankomt? Dan is het werk niet afrekenbaar. Daarom hoort bij een werkend verloop dat open afroepen zonder Aufmaß zichtbaar zijn.

Een contractjaar, doorgerekend

Een raamcontract van twaalf maanden, zoals dat in het Duitse wegonderhoud voorkomt. De getallen zijn een rekenvoorbeeld.

Twee dingen vallen daarbij op.

Ten eerste worden maar 22 van de 140 posten echt gebruikt. Dat is typisch: een contract-LV dekt alles wat zou kunnen voorkomen. De dagelijkse praktijk bestaat uit een handvol posten die zich voortdurend herhalen. Wie die 22 goed heeft ingericht, heeft 95 % van het werk gedaan.

Ten tweede staan 640 afroepen tegenover twaalf facturen. Het werk zit niet in het schrijven van facturen, maar in het verzamelen, toewijzen en onderbouwen daartussen. Software die alleen het factureren versnelt, pakt het aan het verkeerde eind aan.

Resthoeveelheden: het punt waarop het duur wordt

Een voorbeeld voor één post over het jaar:

In augustus is de contracthoeveelheid overschreden. Wat er nu gebeurt, hangt ervan af wanneer iemand het merkt:

• Vóór de uitvoering opgemerkt: u praat met de opdrachtgever, er komt een uitbreiding of een aparte opdracht. Vervelend, maar geregeld.
• Na de uitvoering, vóór de factuur opgemerkt: de aanvullende opdracht wordt achteraf geregeld. Kan, kost tijd en uitleg.
• Pas bij de controle opgemerkt: de overschietende hoeveelheid wordt geschrapt. U heeft gewerkt en krijgt het niet betaald.

Het derde geval komt het vaakst voor, omdat resthoeveelheden doorgaans in een tabel staan die iemand ernaast bijhoudt. Daarom is de vraag „Hoeveel staat er op deze post nog open?“ de beste test voor elke afrekenoplossing – ook voor de eigen.

Meerwerk netjes bijhouden

Prestaties buiten het contract zijn het tweede gebied waarop bedrijven regelmatig geld verliezen. Het verloop dat standhoudt:

1. Vóór de uitvoering melden. Een achteraf gemeld extra werk is moeilijk door te zetten, hoe terecht het ook is.
2. Schriftelijk laten opdragen. Ook een korte e-mail van de behandelaar is een opdracht. Een telefoongesprek is dat niet.
3. Apart registreren. Meerwerkposten krijgen eigen nummers en lopen niet mee onder de contractposten.
4. Apart vermelden. In de factuur zichtbaar als meerwerk, met verwijzing naar de opdracht.

De veelgemaakte fout is stap 3: het extra werk wordt bij de meest gelijkende contractpost gevoegd, omdat dat sneller gaat. Bij de controle valt de afwijkende hoeveelheid op, en dan staat niet alleen het meerwerk ter discussie, maar de zorgvuldigheid van de hele afrekening.

Wat de behandelaar bij de dienst ziet

Nuttig voor de eigen opzet is de andere kant. Een verzamelfactuur wordt daar in deze volgorde behandeld:

Vier van de vijf stappen gaan over toewijzing, niet over het werk. Wie die toewijzing meelevert in plaats van haar te laten opvragen, verkort de betaaltermijn merkbaar – en dat is bij zestig afroepen per maand een liquiditeitskwestie, geen administratieve kwestie.

Einde van het contract en verlenging

Een raamcontract loopt af, en dat levert regelmatig twee vermijdbare problemen op.

Ten eerste de restafrekening. Inzetten uit de laatste weken van de looptijd worden vaak pas na het einde van het contract afgerekend. Formeel is dat meestal geen probleem, in de praktijk leidt het tot vragen – de behandelaar heeft het dossier al gesloten. Wie de laatste vier weken snel afrekent, bespaart zich die ronde.

Ten tweede de vervolggunning. Tussen het einde van een raamcontract en het begin van het volgende zit vaak een gat. In die tijd komen er meldingen, maar is er geen contractuele grondslag. Wat helpt:

De laatste regel klinkt vanzelfsprekend en is dat in de praktijk niet: als een bekende behandelaar belt en vraagt om „even langs te gaan“, ontstaat werk zonder grondslag. Een korte e-mail achteraf die de telefonische opdracht bevestigt, kost twee minuten en is bij twijfel de hele aanspraak.

Samengevat

Werk onder een raamcontract is een massa kleine opdrachten. Het nut van een gestructureerde afrekening blijkt niet bij de afzonderlijke afroep, maar na de dertigste – als resthoeveelheden, open dossiers en ontbrekende bewijsstukken zonder navragen zichtbaar zijn.

Hoe Levora afroepen aan het contract koppelt, staat op de pagina over afroepen uit raamcontracten . Het volledige verloop bij gevaarlijke plekken in de weg beschrijft het artikel Gefahrenstellenbeseitigung afrekenen .