Gefahrenstellenbeseitigung afrekenen: het volledige verloop van afroep tot XRechnung
Hoe een inzet een betaalde post wordt bij Duitse publieke opdrachtgevers: melding, afroep, werkbon, Aufmaß, …
Meer informatieWegonderhoud in Duitsland
Honderd kleine inzetten, één nette afrekening
Gefahrenstellenbeseitigung (het snel verhelpen van gevaarlijke plekken in de weg, in opdracht van Duitse wegbeheerders) is een massa kleine opdrachten: elke plek is in een uur klaar en kost op kantoor een halve dag. Levora draait die verhouding om.
Van inzet naar post
Wat de collega noteert – en wat de instantie wil zien
Bij een Gefahrenstelle wordt eerst gewerkt en dan geschreven. Wat daarbij ontstaat, is een handgeschreven werkbon met plaats, datum, hoeveelheid en handtekening. Juist die werkbon is uw bewijsstuk – daarom blijft hij.
District, straat, datum, hoeveelheid, handtekening.
| Post | Omschrijving | Hoeveelheid |
|---|---|---|
| 02.01.0010 | Schadeplek uitsnijden en reinigen | 3,20 m² |
| 02.01.0030 | Koudasfalt aanbrengen en verdichten | 3,20 m² |
| 02.09.0050 | Afzetting volgens Regelplan, tot 4 uur | 1,00 st |
Bonnummer en district vastgelegd
De inzet hangt aan de afroep, de afroep aan het raamcontract. Dat is de keten waarnaar bij de controle wordt gevraagd.
Het verloop
Van melding tot verzamelfactuur
1Melding wordt afroep
De plek komt binnen en wordt aan het lopende raamcontract gekoppeld.
2Inzet en werkbon
De ploeg rijdt uit, werkt, schrijft de werkbon en tekent.
3Hoeveelheid bevestigen
Levora legt de gelezen hoeveelheden voor, het kantoor bevestigt of corrigeert.
4Eén keer per maand afrekenen
Alle bevestigde inzetten van de maand gaan als één XRechnung (het Duitse e-factuurformaat voor publieke opdrachtgevers) naar de instantie.
Het eigenlijke probleem
Niet het werk is duur – de bewijsketen is het
- De inzet duurt een uur, de afrekening duurt langer
- Bij tachtig plekken per maand raakt men het overzicht kwijt welke al is afgerekend
- Zonder verband met de afroep vraagt de instantie door – en ligt de factuur wekenlang stil
- Resthoeveelheden in het raamcontract staan in een Excel-bestand dat één persoon bijhoudt
- Komt een werkbon helemaal niet aan, dan merkt niemand het
Veelgestelde vragen
Wat bedrijven vooraf willen weten
Moet de ploeg een tablet bedienen?
Nee. Daar gaat het juist om. De werkbon wordt ter plaatse met de hand ingevuld en ondertekend zoals altijd. Gefotografeerd wordt hij later op kantoor – of onderweg met de telefoon, als het uitkomt.
Wat gebeurt er als het handschrift slecht leesbaar is?
Dan legt Levora de waarde ter correctie voor in plaats van te gokken. Elke hoeveelheid wordt door een mens bevestigd. Software die hoeveelheden zelfstandig boekt, zou bij een controle een risico zijn.
We hebben raamcontracten met meerdere districten. Kan dat?
Ja. Elke inzet draagt zijn district en zijn afroep. Er wordt per contract afgerekend, ook als in dezelfde maand voor meerdere opdrachtgevers is gewerkt.
Kunnen we onze bestaande Leistungsverzeichnisse blijven gebruiken?
Ja. GAEB-bestanden (het Duitse uitwisselingsformaat voor bestekken) van de fasen X81 en X83 worden ingelezen; de postnummers blijven die uit het contract.
En als we toch bij Excel willen blijven?
Dan blijft u bij Excel. De overstap loont pas vanaf een bepaald aantal afroepen per maand – onder de twintig is de werklast meestal niet het probleem.
Doorlopen aan de hand van een van uw eigen werkbonnen
Neem een ingevulde werkbon en het bijbehorende raamcontract mee. Daaraan laten we de weg tot de kant-en-klare XRechnung zien – niet aan een voorbeelddataset.