Wat de afrekening werkelijk kost

Waarom hier geen kant-en-klare besparing staat

De meeste ROI-calculators in de branche hebben het antwoord al ingebouwd. Je tikt drie getallen in, en eruit rolt een besparing die toevallig altijd voor de software pleit – omdat de factor die de besparing veroorzaakt in het script staat en niet op het scherm.

Hier is die factor een schuifregelaar: minuten per werkbon na de overstap. De standaardwaarde van drie minuten is een aanname uit de ontwikkeling – een gelezen werkbon wordt bekeken, gecorrigeerd en vrijgegeven, niet meer overgetikt. Het is geen meting in een lopend bedrijf, want die is er nog niet. Wie deze waarde te optimistisch vindt, zet hem hoger; de calculator rekent dan met het hogere getal en zegt navenant minder. Dat is het punt.

Wat de berekening niet bevat

Ze telt invoertijd, verder niets. Niet inbegrepen zijn het inwerken, de eerste weken met twee werkwijzen naast elkaar, het overnemen van de stamgegevens en de tijd die het kost om in het bedrijf een nieuwe gewoonte door te zetten. Deze posten zijn reëel, maar ze vallen één keer aan, terwijl de invoertijd elke maand terugkomt – daarom staan ze als „eenmalige inrichting” in een eigen veld en niet in het maandelijkse getal.

Evenmin inbegrepen: wat een verkeerde of te late factuur kost. Een factuur die de aanbestedende dienst afwijst, kost niet alleen de correctie, maar ook de weken tot de volgende betaling. Dat laat zich moeilijk in een schuifregelaar vatten, maar hoort wel in dezelfde afweging.

Wanneer een overstap rekenkundig niet loont

Bij twintig werkbonnen per maand en vijf minuten invoer is dat ruim anderhalf uur. Daar verdient geen software haar licentie terug, en wie u iets anders voorrekent, rekent verkeerd. Interessant wordt de berekening vanaf het punt waarop de invoer een volle werkdag per maand is – bij acht minuten per werkbon ligt dat bij zo’n zestig werkbonnen.

Twee dingen kan deze berekening bovendien niet: ze kan niet weergeven dat de afrekening nu ’s avonds en in het weekend gebeurt en daarom in het uurtarief helemaal niet opduikt. En ze kan niet weergeven dat iemand uitvalt en niemand anders weet hoe de map is gesorteerd.