Ile rozliczanie naprawdę kosztuje

Dlaczego nie ma tu gotowej oszczędności

Większość kalkulatorów ROI w branży ma odpowiedź już wbudowaną. Wpisuje się trzy liczby i wychodzi oszczędność, która przypadkiem zawsze przemawia za oprogramowaniem – bo współczynnik, który ją tworzy, siedzi w skrypcie, a nie na ekranie.

Tutaj ten współczynnik jest suwakiem: minuty na kartkę po zmianie. Wartość domyślna trzech minut to założenie z etapu rozwoju – odczytana kartka jest oglądana, poprawiana i zatwierdzana, a nie przepisywana. Nie jest to pomiar w działającej firmie, bo takiego jeszcze nie ma. Kto uważa tę wartość za zbyt optymistyczną, ustawia ją wyżej; kalkulator liczy wtedy z wyższą liczbą i wskazuje odpowiednio mniej. O to właśnie chodzi.

Czego obliczenie nie zawiera

Liczy czas wprowadzania danych, nic więcej. Nie obejmuje wdrożenia pracowników, pierwszych tygodni z dwoma sposobami pracy równolegle, przejęcia danych podstawowych ani czasu potrzebnego, by w firmie przyjął się nowy nawyk. Te pozycje są realne, ale występują raz, a czas wprowadzania danych wraca co miesiąc – dlatego stoją jako „jednorazowa konfiguracja” w osobnym polu, a nie w liczbie miesięcznej.

Również nie zawiera: ile kosztuje błędna lub spóźniona faktura. Faktura odrzucona przez instytucję zamawiającą kosztuje nie tylko korektę, lecz także tygodnie do następnej płatności. Trudno ująć to w suwak, ale należy to do tego samego rachunku.

Kiedy zmiana rachunkowo się nie opłaca

Przy dwudziestu kartkach miesięcznie i pięciu minutach wprowadzania to dobre półtorej godziny. Tu żadne oprogramowanie nie zarobi na swoją licencję, a kto wylicza Państwu coś innego, liczy źle. Rachunek staje się ciekawy od momentu, w którym wprowadzanie danych to pełny dzień pracy w miesiącu – przy ośmiu minutach na kartkę to około sześćdziesiąt kartek.

Dwóch rzeczy ten rachunek ponadto nie potrafi: nie odda tego, że rozliczanie odbywa się dziś wieczorami i w weekendy i dlatego w stawce godzinowej w ogóle się nie pojawia. I nie odda tego, że jedna osoba wypada, a nikt inny nie wie, jak posortowany jest segregator.