Sprawdzić Leitweg-ID
Cyfra kontrolna według urzędowej metody – zanim portal odrzuci fakturę.
Do narzędziaBezpłatne narzędzie
Obowiązek e-faktur (E-Rechnungspflicht): od kiedy dla Państwa?
Najwyżej osiem pytań, a potem widać, jaki termin obowiązuje Państwa firmę i co trzeba zrobić do tego czasu. Bez logowania, bez adresu e-mail – wynik pojawia się od razu i pozostaje w Państwa przeglądarce.
Kontrola
Najwyżej osiem pytań
Proszę odpowiadać szczerze, także „nie wiem” – wtedy nie zostanie wymyślona żadna odpowiedź, tylko wskazane, co trzeba najpierw wyjaśnić.
Państwa wynik
Co należy teraz zrobić
Ta informacja opiera się na stanie na dzień 16.08.2026 i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Wiążące dla Państwa firmy jest to, co powie Państwa doradca podatkowy (Steuerberater) – a w przypadku zamawiających publicznych to, co zapisano w dokumentacji przetargowej. Terminy są poniżej udokumentowane źródłem.
01.01.2025
01.01.2027
01.01.2028
27.11.2020
od %s
od %s
%s lub %s
Odpowiedzi: %s z %s pytań
Obowiązek dotyczy Państwa już teraz – nie dopiero od 2027
Wystawiać nie muszą Państwo – odbierać tak
Od %s muszą Państwo wysyłać e-faktury
Termin zależy od liczby, którą warto sprawdzić
Urzędy federalne przyjmują wyłącznie XRechnung (niemiecki standard e-faktury w XML). Kraje związkowe i gminy mają własne terminy i własne portale; który obowiązuje dla Państwa niemieckiego zarządu dróg (Straßenbauamt), wynika z dokumentacji przetargowej.
Każde przedsiębiorstwo musi umieć odbierać i czytać e-faktury – także mali przedsiębiorcy (Kleinunternehmer), także ci, którzy sami ich nie wystawiają.
trwale zwolnieni
Jako mały przedsiębiorca (Kleinunternehmer) według § 19 UStG są Państwo trwale zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur.
Obrót powyżej 800 000 € w roku poprzednim: Państwa faktury dla innych przedsiębiorstw muszą wtedy być e-fakturami według EN 16931.
Obrót do 800 000 € w roku poprzednim: do tego czasu mogą Państwo nadal wystawiać faktury papierowe lub w PDF – pod warunkiem, że odbiorca się zgadza.
Decydujący jest Państwa łączny obrót w 2026 roku: powyżej 800 000 € obowiązuje termin wcześniejszy, poniżej – późniejszy. Bez tej liczby zostają dwie możliwości.
Dwa różne zbiory przepisów
Zwolnienie z § 19 UStG dotyczy obowiązku w zakresie podatku obrotowego. To, czego wymaga zamawiający publiczny, wynika z osobnych rozporządzeń i nie jest przez to uchylone. Proszę to wyjaśnić z instytucją zamawiającą przed pierwszą fakturą.
Najpierw wyjaśnić to pytanie
To, czy są Państwo małym przedsiębiorcą (Kleinunternehmer) według § 19 UStG, decyduje o tym, czy w ogóle muszą Państwo wystawiać e-faktury. Wynika to z Państwa decyzji w sprawie podatku obrotowego (Umsatzsteuerbescheid) – albo doradca podatkowy (Steuerberater) powie to jednym zdaniem.
PDF nie jest e-fakturą
Także jako załącznik i także wtedy, gdy został wygenerowany maszynowo. Wymagany jest ustrukturyzowany zbiór danych według EN 16931 – XRechnung lub ZUGFeRD (PDF z dołączonymi danymi XML). W przypadku ZUGFeRD PDF jest w środku, ale oryginałem jest XML.
Word i Excel nie tworzą e-faktury
Są dozwolone do upływu Państwa terminu, potem już nie. To moment, w którym zmiana staje się konieczna – i powód, by nie zostawiać jej na ostatni miesiąc.
Ten obowiązek już obowiązuje
Odbierać muszą Państwo e-faktury od %s. Technicznie wystarczy do tego skrzynka e-mail – ale plik trzeba mieć czytelny i zarchiwizowany zgodnie z GoBD, i właśnie na tym zwykle się potyka.
Bez Leitweg-ID faktura nie dotrze
Wskazuje ona właściwego adresata faktury i znajduje się w XRechnung w polu BT-10. Jeśli cyfra kontrolna się nie zgadza, portal odrzuca fakturę, zanim zobaczy ją człowiek.
Oryginałem jest plik XML
Wydruk ani obraz PDF nie spełnia wymogów GoBD. Okres przechowywania faktur: osiem lat, w postaci niezmiennej.
Wyjaśnić z doradcą podatkowym (Steuerberater), czy podlegają Państwo pod § 19 UStG.
Sprawdzić łączny obrót za 2026 rok – rozstrzyga on między %s a %s.
Ustalić sposób, w jaki od Państwa terminu będzie powstawać XRechnung lub ZUGFeRD.
Zapytać producenta programu do faktur, czy i od kiedy generuje XRechnung i ZUGFeRD.
Stworzyć stały sposób czytania i archiwizowania przychodzących XRechnung.
Zapytać o Leitweg-ID u każdego zamawiającego i zapisać ją – cyfrę kontrolną można przetestować na tej stronie.
Wyjaśnić, gdzie pliki XML są przechowywane w postaci niezmiennej przez osiem lat.
Nic pilnego. Proszę ponownie sprawdzić terminy, gdy zmieni się Państwa obrót lub zamawiający.
Bez JavaScriptu ten arkusz niczego nie oceni. Terminy i wyjątki są w pełni opisane w tekście pod narzędziem – na tej podstawie to samo pytanie można rozstrzygnąć ręcznie.
Ocena odbywa się w Państwa przeglądarce. Nic z tego nie jest wysyłane ani zapisywane – także obrót.
Terminy w skrócie
Terminy w tabeli dotyczą firm z siedzibą w Niemczech. Jak wygląda to w przypadku firmy zarejestrowanej w Polsce, opisuje poradnik Obowiązek e-faktur w Niemczech 2027 .
| Co | Od kiedy | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| Możliwość odbioru e-faktur | 1 stycznia 2025 | wszystkie przedsiębiorstwa krajowe (z siedzibą w Niemczech), bez wyjątku |
| Wysyłanie e-faktur | 1 stycznia 2027 | obrót z poprzedniego roku powyżej 800 000 € |
| Wysyłanie e-faktur | 1 stycznia 2028 | wszystkie pozostałe |
| XRechnung dla organów federalnych | od 27 listopada 2020 | kto rozlicza się z federacją (Bund) |
Próg 800 000 € oznacza całkowity obrót wystawcy faktury w poprzednim roku kalendarzowym. Dla obowiązku od 2027 jest to więc obrót z roku 2026 – liczba, która już dziś jest znana.
Czym jest e-faktura – a czym nie
E-faktura to ustrukturyzowany zestaw danych według EN 16931. W praktyce oznacza to XRechnung (niemiecki standard e-faktury w formacie XML dla zamawiających publicznych) lub ZUGFeRD (PDF z dołączonymi danymi XML). Wyraźnie nie jest e-fakturą:
- PDF, także jako załącznik do e-maila
- zeskanowany wydruk
- dokument Word lub Excel, niezależnie od tego, jak starannie sformatowany
W ZUGFeRD w dokumencie jest wprawdzie także PDF, ale oryginałem jest osadzony XML. Kto przechowuje tylko PDF, nie przechował faktury.
Wyjątki
Mali przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) według § 19 UStG są trwale zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur. Z obowiązku odbioru od 2025 roku nie są zwolnieni – to pomyłka, która zdarza się najczęściej.
Faktury na niewielkie kwoty do 250 € według § 33 UStDV oraz bilety za przejazd są również wyłączone. Dla firmy rozliczającej roboty budowlane niewiele to zmienia: faktura końcowa rzadko wynosi mniej niż 250 €.
Zamawiający publiczni to osobny przypadek
Dla firm, które usuwają miejsca niebezpieczne (Gefahrenstellenbeseitigung) albo rozliczają się w ramach umów ramowych, termin B2B wcale nie jest tym ciekawym. Organy federalne od 27 listopada 2020 przyjmują wyłącznie XRechnung. Kraje związkowe i gminy mają własne terminy, własne portale i własne drogi dostępu – która obowiązuje, wynika z dokumentacji przetargowej, a nie z ustawy federalnej.
W praktyce oznacza to: kto dziś pracuje dla niemieckiego zarządu dróg (Straßenbauamt), jest objęty obowiązkiem od dawna, a dyskusja o latach 2027 i 2028 go omija.
O co ta kontrola nie pyta
Nie pyta o Państwa adres e-mail i nie wysyła żadnego PDF. Wynik widać na ekranie i można go wydrukować; nic z tego nie opuszcza Państwa przeglądarki. Kontrola, która najpierw żąda adresu, a dopiero potem zdradza, czy obowiązek dotyczy, sprzedaje informację, którą udaje, że rozdaje.
I nie jest to porada prawna ani podatkowa. Terminy są udokumentowane, ich przypisanie już nie: czy Państwa firma podlega § 19, czy dany obrót wlicza się do obrotu całkowitego, czy usługa w ogóle podlega podatkowi VAT (Umsatzsteuer) – o tym decyduje Państwa doradca podatkowy (Steuerberater), a nie formularz na stronie internetowej.
Stan informacji: 16 sierpnia 2026. Źródła: pismo BMF z 15.10.2025 oraz FAQ niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów .
Dalej
Co czeka w następnej kolejności
XRechnung dla urzędu
Obowiązkowe dane, załączniki i błędy, na których w praktyce wszystko się zatrzymuje.
Do poradnikaCo daje zmiana
Policzone na Państwa własnych liczbach, nie na naszych.
Do kalkulatora ROIPrzejść listę na Państwa własnych dokumentach
Proszę przynieść ostatnio wysłaną fakturę i dokumentację przetargową. Na nich w pół godziny stanie się konkretne, co z powyższej listy rzeczywiście Państwa czeka.