GAEB X81, X83, X84, X89 – który plik do czego?

Co oznaczają skróty X81, X83 i X84?

GAEB to niemiecki format wymiany przedmiarów i ofert. Liczby oznaczają fazy wymiany danych, a nie formaty plików. W uproszczeniu: X81 zawiera wystawiony w przetargu Leistungsverzeichnis (LV – niemiecki odpowiednik przedmiaru robót), X83 to wezwanie do złożenia oferty, a X84 wraca z Państwa cenami do zamawiającego.

X oznacza wersję XML formatu wymiany (GAEB DA XML). Starsze pliki mają D lub P – merytorycznie cyfry oznaczają to samo.

Fazy w skrócie

Kierunek to punkt, który warto zapamiętać: X81 i X83 przychodzą, X84 i X89 wychodzą.

Kiedy dostają Państwo który plik?

X81 – opis robót. Sam przedmiar (LV) z numerami pozycji, tekstami, ilościami i jednostkami, bez cen. Często do informacji albo przy zamówieniu z wolnej ręki.

X83 – wezwanie do złożenia oferty. W przetargu najczęstszy przypadek w praktyce. Struktura jak w X81, ale wyraźnie jako wezwanie do złożenia oferty.

X84 – złożenie oferty. Państwa odpowiedź. Wpisują Państwo ceny jednostkowe i odsyłają plik. Tu dochodzi do najczęstszego błędu: odesłania niewłaściwej fazy.

X89 – faktura. Mniej rozpowszechniona niż X81/X83/X84, ale spotykana w robotach ziemnych (Tiefbau): faktura na podstawie zmierzonych ilości. Nie należy jej mylić z XRechnung (niemieckim standardem e-faktury w formacie XML) – to inny standard do innego celu.

Najczęstszy błąd: odesłanie niewłaściwej fazy

Jeśli otrzymają Państwo X83 i odeślą X83 z wpisanymi cenami, plik zostanie zwykle odrzucony. Oczekiwany jest plik X84.

Powodem nie jest formalizm: instytucja zamawiająca wczytuje przychodzące pliki maszynowo i porównuje oferty. Plik w niewłaściwej fazie nie pasuje do tego procesu.

Wskazówka z praktyki: Przed wysłaniem proszę sprawdzić dwie rzeczy – fazę i kompletność. X84 bez ceny w pozycji obowiązkowej jest tak samo bezwartościowa jak niewłaściwa faza.

X81 czy X83 – czy muszę umieć je rozróżnić?

W codziennej pracy: nie. Oprogramowanie, które obsługuje import, rozpoznaje fazę z pliku i zapisuje wynik w fazie, która jest oczekiwana. Nie muszą Państwo znać skrótów na pamięć.

W rozmowie z instytucją zamawiającą: tak. Jeśli ktoś tam powie „proszę odesłać 84”, powinni Państwo wiedzieć, o co chodzi.

Co jest w pliku – a czego nie ma

To ważne dla oczekiwań: plik GAEB nie zastępuje dokumentacji przetargowej. Zawiera część obliczeniową, nie umowną.

Gdy zamawiający przysyła tylko PDF

Zdarza się, zwłaszcza w mniejszych gminach. Wtedy brakuje podstawy czytelnej maszynowo i pozycje trzeba wprowadzić ręcznie – ze wszystkimi literówkami, jakie to niesie.

Proszę zapytać. Plik GAEB istnieje prawie zawsze; po prostu nie jest wysyłany automatycznie, bo PDF jest przeznaczony dla człowieka. Krótki e-mail do instytucji zamawiającej może zaoszczędzić Państwu pół dnia.

Dlaczego numery pozycji muszą zostać zachowane

Przy imporcie kusi, by przenieść pozycje do własnej systematyki. Proszę tego nie robić. Przy kontroli pyta się o numer z umowy – nie o Państwa wewnętrzny.

To samo dotyczy obmiaru (Aufmaß, obmiaru wykonanych robót): ilość musi być przypisana do numeru pozycji, który zna zamawiający. Wszystko inne rodzi pytania zwrotne, które kosztują tygodnie.

Częste pytania

Jaka jest różnica między D83 a X83? Tylko format pliku. D oznacza starszą wersję, X – GAEB DA XML. Faza – a więc znaczenie – jest ta sama.

Czy mogę otworzyć plik GAEB w Excelu? Nie ma to sensu. To plik o określonej strukturze, nie tabela. Potrzebny jest program, który czyta ten format.

Czy do importu potrzebuję drogiego oprogramowania? Niekoniecznie – istnieją proste przeglądarki, by zajrzeć do środka. Korzyść pojawia się dopiero wtedy, gdy pozycje są dalej wykorzystywane: wycenianie, obmiar, rozliczenie.

Czy X89 to to samo co XRechnung? Nie. X89 to faza GAEB dla faktury na podstawie danych obmiaru. XRechnung to europejski standard e-faktury według EN 16931. Niektórzy zamawiający wymagają obu – do różnych celów.

Dostajemy plik z rozszerzeniem .p83. Co to jest? P oznacza fazę cenową w starszej wymianie danych – merytorycznie wezwanie do złożenia oferty. Proszę traktować go jak X83: wycenić i odesłać w oczekiwanej fazie. W razie wątpliwości proszę zapytać instytucję zamawiającą, w jakim formacie oczekiwany jest zwrot.

Czy możemy odesłać wyceniony LV jako plik Excel? Tylko jeśli jest to wyraźnie dopuszczone. W formalnym postępowaniu przetargowym zwrot w wymaganym formacie wymiany jest zwykle częścią wymogów formalnych – a oferta, która nie spełnia wymogów formy, zostaje wykluczona, niezależnie od tego, jak dobra jest cena.

Co pod względem struktury zawiera plik GAEB

Kto raz zajrzał do środka, rozumie, dlaczego pozycje można z niego niezawodnie przejąć – i dlaczego PDF tego nie zapewnia.

Rodzaj pozycji jest często przeoczany, a przeoczenie bywa kosztowne: pozycja na żądanie (Bedarfsposition) jest rozliczana tylko wtedy, gdy faktycznie zostanie zlecona. Kto wkalkuluje ją jak pozycję zwykłą, zniekształca cenę swojej oferty.

Hierarchia decyduje o tym, czy Państwa rozliczenie będzie później pasować do LV zamawiającego. Tytuły i podtytuły powinny zostać zachowane, nawet jeśli wewnętrznie nikt ich nie potrzebuje.

Gdy naprawdę przychodzi tylko PDF

Zdarza się, przede wszystkim w mniejszych gminach i przy zamówieniu z wolnej ręki. Kolejność postępowania:

1. Zapytać. Krótki e-mail do instytucji zamawiającej: „Czy mogą Państwo udostępnić nam LV dodatkowo jako plik GAEB (X83)?” W większości przypadków taki plik istnieje.
2. Zapytać biuro projektowe. Jeśli jest wymienione w stopce dokumentacji, niemal na pewno ma plik – to tam powstał.
3. Dopiero potem wprowadzać. I wtedy konsekwentnie z numerami pozycji zamawiającego, nie z własnymi.

Kroki 1 i 2 to dziesięć minut. Krok 3 przy LV ze 140 pozycjami to pół dnia – plus literówki, które wychodzą później przy rozliczeniu.

Typowe błędy przy imporcie

Wiersz o tekstach pełnych ma znaczenie praktyczne: bez tekstu pełnego roboty nie są w pełni opisane, a spór o zakres robót powstaje później właśnie na tym tle.

Co sprawdzić przed wysłaniem

Zanim X84 wróci, trzy kontrole, które razem trwają pięć minut:

1. Czy faza jest właściwa? X84, nie X83.
2. Czy wszystkie pozycje obowiązkowe są wycenione? Pusta pozycja obowiązkowa może prowadzić do wykluczenia.
3. Czy sumy są wiarygodne? Literówka w cenie jednostkowej widać w sumie końcowej, jeśli się raz na nią spojrzy.

Te trzy punkty stanowią różnicę między ofertą ocenioną a wykluczoną – i nie mają nic wspólnego z oprogramowaniem, lecz z dyscypliną.

Pozycje na żądanie, alternatywne i ewentualne

Te rodzaje pozycji są w niemal każdym większym LV i przy kalkulacji regularnie bywają źle traktowane:

Pozycja na żądanie to najczęstszy błąd: jest wyceniana, bo stoi w LV, a potem doliczana do własnej sumy. To zniekształca obraz wartości zlecenia – a jeśli nigdy nie zostanie zlecona, na końcu brakuje obrotu, z którym się liczyło.

Dopłata jest odwrotnie często przeoczana: kto jej nie wyceni, bo to „tylko” dopłata, składa niekompletną ofertę.

Oprogramowanie, które przejmuje te rodzaje z pliku GAEB i wykazuje je osobno, zdejmuje z Państwa tę księgowość. Sprawdzić je jednak warto – klasyfikacja pochodzi od zamawiającego i czasem jest dyskusyjna.

Podsumowanie

Zapamiętać trzeba w zasadzie jeden wiersz: X81 i X83 przychodzą, X84 wraca. Resztę załatwia oprogramowanie – pod warunkiem, że obsługuje fazy i zachowuje numery pozycji zamawiającego.

Jak przebiega import w Levorze, opisuje strona Import GAEB i LV . Co dzieje się potem z ilościami, opisuje artykuł Obmiar według REB 23.003 .