Obowiązek e-faktur w Niemczech 2027 dla firm budowlanych: co naprawdę obowiązuje

Od kiedy firma z branży Tiefbau musi wysyłać e-faktury?

W skrócie: terminy podane poniżej dotyczą firm mających siedzibę w Niemczech (Tiefbau to roboty ziemne i infrastrukturalne). Takie firmy muszą odbierać e-faktury już od 01.01.2025. Przy wysyłaniu decyduje obrót z poprzedniego roku – powyżej 800 000 € od 01.01.2027, poniżej tej kwoty od 01.01.2028. Czy i w jakim zakresie dotyczy to firmy zarejestrowanej w Polsce, wyjaśnia następna sekcja.

Kto pracuje dla zamawiających publicznych, jest tym jednak zwykle od dawna objęty: obowiązują tam własne, wcześniejsze zasady, a w praktyce niemiecki zarząd dróg (Straßenbauamt) wymaga XRechnung (niemieckiego standardu e-faktury w formacie XML dla zamawiających publicznych) niezależnie od tych terminów między firmami (B2B).

Czy to dotyczy Państwa firmy? Zależy, gdzie jest zarejestrowana

Niemiecki obowiązek e-faktur między firmami wynika z § 14 UStG i dotyczy transakcji między przedsiębiorstwami mającymi siedzibę w Niemczech. Za siedzibę uznaje się siedzibę spółki, miejsce zarządu albo zakład (Betriebsstätte – stałe miejsce prowadzenia działalności), który uczestniczy w danej sprzedaży. Dlatego odpowiedź zależy od tego, gdzie firma jest zarejestrowana:

1. Firma zarejestrowana w Niemczech (GmbH, UG, jednoosobowa działalność w Niemczech – także gdy właścicielem jest osoba z Polski): obowiązek dotyczy Państwa firmy. Odbierać e-faktury trzeba od 01.01.2025; wysyłać – od 01.01.2027, jeżeli obrót z poprzedniego roku przekraczał 800 000 €, w przeciwnym razie od 01.01.2028.
2. Firma zarejestrowana w Polsce, która wystawia fakturę bezpośrednio niemieckiemu urzędowi (zamawiającemu publicznemu): oczekiwane są XRechnung oraz Leitweg-ID (identyfikator odbiorcy e-faktury, pole BT-10). Ta zasada dotyczy faktur dla zamawiających publicznych niezależnie od tego, gdzie firma ma siedzibę.
3. Firma zarejestrowana w Polsce, która wystawia fakturę niemieckiemu generalnemu wykonawcy: brak bezpośredniego obowiązku ustawowego, ale umowa może wymagać XRechnung lub ZUGFeRD (PDF z dołączonymi danymi XML). Decyduje treść umowy.
4. Firma zarejestrowana w Polsce, która ma w Niemczech zakład (Betriebsstätte) uczestniczący w sprzedaży: firma może podlegać obowiązkowi; taki zakład może powstać m.in. w wyniku długotrwałej budowy. Proszę zapytać doradcę podatkowego (Steuerberater).

Powyższe nie jest oceną prawną. W razie wątpliwości proszę zapytać doradcę podatkowego (Steuerberater).

Dla firm zarejestrowanych w Polsce: Levora nie wysyła faktur do KSeF (polskiego krajowego systemu e-faktur); to pozostaje w Państwa księgowości w Polsce.

Terminy w skrócie

Próg 800 000 € odnosi się do łącznego obrotu wystawcy faktury w poprzednim roku kalendarzowym. Jest więc obrazem z jednej chwili: firma, która w 2026 roku przekroczy go o niewiele, w 2027 roku podlega wcześniejszemu terminowi.

Źródła: BMF – FAQ zur E-Rechnung · BMF-Schreiben vom 15.10.2025 · § 14 UStG

Co jest e-fakturą, a co nie

E-faktura w rozumieniu tych przepisów to ustrukturyzowany zbiór danych zgodny z EN 16931. W praktyce oznacza to XRechnung lub ZUGFeRD.

Wyraźnie nie należą tu:

• PDF wysłany e-mailem
• zeskanowany dokument papierowy
• obraz faktury
• ZUGFeRD w profilach MINIMUM i BASIC-WL

Ostatni punkt wielu osób dziwi: nie każdy profil ZUGFeRD spełnia wymóg. Jeżeli Państwa program do fakturowania obsługuje ZUGFeRD, proszę zapytać o profil.

Co to oznacza w relacji z zamawiającym publicznym

Dla firm z budowy dróg i robót ziemnych (Straßen- und Tiefbau) dyskusja o B2B często schodzi na dalszy plan, ponieważ zamawiającymi i tak są urzędy. Obowiązuje tam:

• Urzędy federalne wymagają XRechnung od 27.11.2020.
• Kraje związkowe i gminy mają własne terminy i własne portale. Dla Straßenbauamt jest to praktycznie rozstrzygający przypadek – i trzeba go sprawdzić dla każdego kraju związkowego (Bundesland).

To nie wykręt, lecz stan prawny: nie ma tu jednolitej odpowiedzi dla całych Niemiec, którą można by wydrukować na stronie dostawcy.

Najczęstszy błąd: „Potrzebujemy do tego oprogramowania budowlanego”

Nie. Wygenerowanie XRechnung to nie sztuka i nie powód, by kupować oprogramowanie branżowe. Istnieją narzędzia kupowane jednorazowo, programy do fakturowania za kilka euro miesięcznie oraz bezpłatny portal federacji.

Nakład pracy w firmie z branży Tiefbau leży gdzie indziej – w łańcuchu przed fakturą:

1. przejęcie przedmiaru (Leistungsverzeichnis, GAEB)
2. wycena pozycji
3. zebranie obmiaru z budowy (Aufmaß)
4. sprawdzenie i zatwierdzenie ilości
5. przypisanie ilości do pozycji
6. wygenerowanie faktury

Krok 6 jest najprostszy. Kto kupuje oprogramowanie wyłącznie z powodu obowiązku e-faktur, kupuje złe rozwiązanie na zły problem.

Co naprawdę trzeba zrobić do swojego terminu

Lista jest celowo krótka. Dla większości firm obowiązek e-faktur to temat organizacyjny, a nie duży projekt techniczny.

Stan wersji: 3.0.2, a 4.0 jest w drodze

Obecnie obowiązuje XRechnung 3.0.2 (stan na: sierpień 2026). Wersja 4.0 wdraża zmienioną normę EN 16931-1:2026 i jest zapowiedziana na połowę lub koniec 2026 roku, z fazą przejściową dla 3.0.2.

Dla Państwa firmy to pytanie do dostawcy oprogramowania, a nie do Państwa: kto generuje fakturę, musi przejść na nową wersję.

Częste pytania

Moja firma jest zarejestrowana w Niemczech – czy muszę wystawiać e-faktury? Tak, obowiązek dotyczy faktur między przedsiębiorstwami mającymi siedzibę w Niemczech. Odbierać e-faktury trzeba od 01.01.2025; wysyłać – od 01.01.2027, jeżeli obrót z poprzedniego roku przekraczał 800 000 €, w przeciwnym razie od 01.01.2028. Wyjątek dla małych przedsiębiorców według § 19 UStG opisuje kolejne pytanie.

Czy polska firma musi wystawiać XRechnung niemieckiemu urzędowi? Przy fakturowaniu bezpośrednio niemieckiemu zamawiającemu publicznemu oczekiwane są XRechnung i Leitweg-ID – niezależnie od tego, gdzie firma jest zarejestrowana. Urzędy federalne wymagają XRechnung od 27.11.2020; kraje związkowe i gminy mają własne terminy i portale, więc trzeba to sprawdzić dla danego kraju związkowego (Bundesland). Przy fakturach dla niemieckiego generalnego wykonawcy decyduje umowa, a przy niemieckim zakładzie (Betriebsstätte) – doradca podatkowy (Steuerberater).

Jesteśmy małym przedsiębiorcą według § 19 UStG (Kleinunternehmer). Czy to dotyczy także nas? Co do wystawiania – nie: mali przedsiębiorcy według § 19 UStG są trwale zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur. Od obowiązku odbioru natomiast nie – ten obowiązuje od 01.01.2025 wszystkie przedsiębiorstwa z siedzibą w Niemczech. Te dwa zdania są mylone najczęściej. Czy § 19 dotyczy Państwa firmy, powie Państwa doradca podatkowy (Steuerberater); ta strona go nie zastępuje.

Czy wystarczy, że faktury pisze nasz doradca podatkowy (Steuerberater)? Jeżeli i tak to robi – tak. Proszę jednak sprawdzić, czy dołączane są dowody – arkusze obmiaru (Aufmaß), odwołanie do zlecenia z umowy ramowej (Abruf). Od tego zależy w przypadku zamawiających publicznych płatność.

Czy musimy archiwizować e-faktury? Tak, w zwykłych okresach przechowywania i w formacie oryginalnym. Wydruk nie wystarcza.

Co, jeśli klient nadal chce papieru? W relacjach B2B jest to możliwe do Państwa terminu. Potem decyduje stan prawny, a nie życzenie klienta.

Państwa termin w czterech pytaniach

Zamiast ogólnego przeglądu – konkretne ustalenie, dla firmy z siedzibą w Niemczech. Cztery pytania, w tej kolejności:

1. Czy rozliczają się Państwo z zamawiającymi publicznymi? Jeżeli tak, pytanie o 2027 rok jest dla Państwa w dużej mierze załatwione – tam XRechnung jest z reguły wymagana już dziś. Są Państwo faktycznie już w stanie docelowym i muszą jedynie dociągnąć część B2B.

2. Czy obrót z poprzedniego roku przekroczył 800 000 €? Jeżeli tak, dla Państwa faktur B2B obowiązuje 01.01.2027. Jeżeli nie – 01.01.2028; do 31.12.2027 mogą Państwo nadal wystawiać papier i PDF.

3. Czy potrafią Państwo odbierać i archiwizować e-faktury? Ten obowiązek istnieje od 01.01.2025 i jest pomijany częściej niż obowiązek wysyłania. Sama skrzynka nie wystarcza – faktura musi być przechowywana w formacie oryginalnym.

4. Kto dziś generuje Państwa faktury? Jeżeli fakturuje doradca podatkowy (Steuerberater), proszę ustalić z nim, czy i jak dostarcza dowody – arkusze obmiaru, odwołanie do zlecenia (Abruf). Od tego zależy w przypadku zamawiających publicznych płatność, a tego biuro rachunkowe nie widzi.

Archiwizacja: niedoceniana część

E-faktura to ustrukturyzowany zbiór danych, a nie dokument. Dla przechowywania oznacza to:

Pierwszy punkt to najczęstszy błąd: kto zapisuje XRechnung tylko jako podgląd PDF, nie zarchiwizował jej. Proszę ustalić z doradcą podatkowym (Steuerberater), gdzie leży oryginał – u Państwa czy u niego.

O co zapytać doradcę podatkowego (Steuerberater)

Ta strona nie zastępuje doradztwa podatkowego. Może jednak dostarczyć pytań, z którymi warto pójść na rozmowę:

1. Czy nasz obrót z poprzedniego roku jest powyżej, czy poniżej progu 800 000 € – i co dokładnie się do niego wlicza?
2. Kto archiwizuje e-faktury w oryginale – Państwo czy my?
3. Jak będą powstawać nasze faktury wychodzące i kto sprawdza je przed wysyłką?
4. Co dzieje się z fakturami przychodzącymi, które trafiają do nas jako XRechnung?
5. Czy w naszej konstelacji są przypadki szczególne – faktury na małe kwoty, noty uznaniowe, zaliczki?

Pytanie 5 jest warte zadania: dla niektórych rodzajów faktur obowiązują odmienne zasady, a ocena tego należy do zadań Państwa doradcy, nie dostawcy oprogramowania.

Co to oznacza dla wyboru oprogramowania

Najczęstszą błędną decyzją w tym kontekście jest zakup oprogramowania branżowego z powodu obowiązku e-faktur. Obowiązek dotyczy formatu pliku; oprogramowanie budowlane rozwiązuje problem przebiegu pracy. To dwa różne powody zakupu.

Tylko dwa dolne wiersze uzasadniają oprogramowanie budowlane. Kto kupuje z powodu dwóch górnych, płaci za funkcje, których nie potrzebuje.

Faktury przychodzące: obowiązek, który już obowiązuje

O wysyłaniu pisze się dużo, o odbiorze mało – a odbiór jest obowiązkowy od 01.01.2025 i dotyczy każdej firmy z siedzibą w Niemczech, niezależnie od progów obrotu.

Co należy do tego w praktyce:

1. Osiągalny adres. Skrzynka, którą ktoś czyta, a nie adres info@, którego nikt nie otwiera.
2. Przetwarzanie bez zmiany nośnika. Wydrukowanie XRechnung i wpięcie do segregatora nie spełnia celu – oryginałem jest plik.
3. Uczytelnienie. Muszą Państwo móc obejrzeć fakturę. Wystarczy do tego przeglądarka; drogi system nie jest potrzebny.
4. Kontrola jak dotąd. Merytoryczna i rachunkowa – format niczego tu nie zmienia.

Najczęstszy kamień potknięcia to punkt 1: dostawcy przechodzą na nowy format, wysyłają na adres z danych podstawowych, a tam nikt nie czyta. Faktura uchodzi za doręczoną, termin biegnie, a wezwanie do zapłaty przychodzi, zanim ktokolwiek zobaczył fakturę.

Porównanie własnego adresu do odbioru faktur z największymi dostawcami to pół godziny pracy i zapobiega właśnie temu.

Podsumowanie

Dla firm z branży Tiefbau pracujących dla zamawiających publicznych e-faktura jest już dawno codziennością; terminy B2B 2027 i 2028 są dla tych firm raczej formalnością. Ważniejsza od daty jest świadomość, że faktura to najprostsza część – i że oprogramowanie, które rozwiązuje tylko ją, nie dotyka właściwego problemu.

Jak faktura powstaje w Levorze z zatwierdzonych ilości, opisuje strona XRechnung i ZUGFeRD .