Rozliczanie Gefahrenstellenbeseitigung: cały proces od zlecenia (Abruf) do XRechnung
Jak interwencja staje się opłaconą pozycją: zgłoszenie, zlecenie (Abruf), kartka, obmiar, faktura zbiorcza – i miejsca, …
Dowiedz się więcejPraca na umowach
Umowa trwa rok – rozliczenie co miesiąc
Umowa ramowa (Rahmenvertrag) jest wygrana, gdy zostanie podpisana. Zarabia się na niej setkami pojedynczych zleceń (Abruf), z których każde trzeba udokumentować. Levora trzyma ten łańcuch w całości.
Zlecenie i dowód
Zlecenie przychodzi telefonicznie – dowód musi być na piśmie
Między telefonem z urzędu a sprawdzoną fakturą jest kilka przekazań. Każde z nich to miejsce, w którym ginie dowód albo ilość zostaje źle przepisana.
Numer umowy, zlecenie, data, ilość, podpis.
| Pozycja | Opis robót | Ilość |
|---|---|---|
| 01.01.0020 | Rozbiórka asfaltu, do 12 cm | 18,40 m² |
| 01.03.0060 | Dostarczyć i wbudować warstwę mrozoochronną | 9,20 m³ |
| 01.08.0020 | Zabezpieczenie budowy, schemat standardowy | 1,00 szt. |
Zlecenie 2026-0412 · umowa ramowa
Przy kontroli pyta się właśnie o to powiązanie: która pozycja należy do którego zlecenia, a które zlecenie do której umowy.
Przebieg
Od pojedynczego zlecenia do faktury zbiorczej
1Wczytanie umowy
Przedmiar (Leistungsverzeichnis, LV) przychodzi jako plik GAEB i staje się bazą pozycji umowy.
2Założenie zlecenia
Każde zamówienie staje się zleceniem (Abruf) w ramach tej umowy, z własnym numerem.
3Przypisanie obmiaru
Kartka z budowy trafia do zlecenia, ilość do pozycji.
4Rozliczenie co miesiąc
Wszystkie zatwierdzone zlecenia z miesiąca wychodzą jako jedna XRechnung (niemiecki standard e-faktury w formacie XML dla zamawiających publicznych).
Gdzie się zacina
Plik Excel obok oprogramowania budowlanego
- Pozostałe ilości są w tabeli, którą prowadzi jedna osoba – a ta bywa na urlopie
- Czy zlecenie zostało już rozliczone, wiadomo dopiero po sprawdzeniu
- Przy kontroli brakuje powiązania między pozycją a zleceniem
- Ceny z umowy są dla każdego zlecenia wyszukiwane od nowa
- Co pod koniec roku można jeszcze zlecić, zauważa się za późno
Najczęstsze pytania
Pytania o rozliczanie umów
Mamy kilka umów ramowych jednocześnie. Czy to działa?
Tak. Każda umowa ma własną bazę pozycji i własne ceny. Zlecenie zawsze należy do dokładnie jednej umowy, nawet jeśli w tym samym miesiącu pracuje się dla kilku zamawiających.
Jak ceny z umowy trafiają do rozliczenia?
Z przedmiaru (LV), na którym opiera się umowa. Gdy ilość przy pozycji zostanie potwierdzona, cena jest ustalona – nie wprowadza się jej od nowa przy każdym zleceniu.
Czy widzimy, co w umowie jest jeszcze otwarte?
Tak, dla każdej pozycji. W tym cały sens: zauważyć, że ilość się kończy, zanim zauważy to zamawiający.
Czy można rozliczyć zlecenie pojedynczo zamiast co miesiąc?
Tak. Faktura zbiorcza jest zwykłą formą, bo oszczędza pracę Państwu i urzędowi – obowiązkowa nie jest.
A co z robotami dodatkowymi (Nachtrag)?
Pozycje, których nie ma w umowie, są prowadzone jako takie i wykazywane osobno. Ukrycie ich w pozycjach umowy wychodzi na jaw najpóźniej przy kontroli.
Przejść przez to na jednej z Państwa bieżących umów
Proszę przynieść przedmiar z umowy i kilka zleceń. Na nich najszybciej widać, czy zmiana opłaca się w Państwa firmie.