Rechnung & Förderung
E-Rechnungspflicht 2027 für Tiefbaubetriebe: was wirklich gilt
Empfangen seit 2025, versenden ab 2027 oder 2028: die Fristen, die 800.000-Euro-Grenze und was für Betriebe mit öffentlichen Auftraggebern zusätzlich gilt.
Ab wann muss ein Tiefbaubetrieb E-Rechnungen versenden?
Kurz: Empfangen können müssen Sie schon seit dem 01.01.2025. Beim Versenden hängt es am Vorjahresumsatz – über 800.000 € ab dem 01.01.2027, darunter ab dem 01.01.2028.
Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, ist davon allerdings meist längst betroffen: Dort gelten eigene, frühere Regeln, und in der Praxis verlangt das Straßenbauamt die XRechnung unabhängig von diesen B2B-Fristen.
Die Fristen im Überblick
| Was | Ab wann | Für wen |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen |
| E-Rechnungen versenden | 01.01.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| E-Rechnungen versenden | 01.01.2028 | alle übrigen – bis 31.12.2027 sind Papier und PDF weiter zulässig |
| XRechnung an Bundesbehörden | 27.11.2020 | wer an den Bund fakturiert |
Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Sie ist damit eine Momentaufnahme: Ein Betrieb, der 2026 knapp darüber liegt, fällt 2027 unter die frühere Frist.
Quellen: BMF – FAQ zur E-Rechnung · BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Was als E-Rechnung zählt – und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne der Regelung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung oder ZUGFeRD.
Ausdrücklich nicht darunter fallen:
- ein PDF, das per Mail verschickt wird
- ein eingescanntes Papierdokument
- ein Bild der Rechnung
- ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL
Der letzte Punkt überrascht viele: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Anforderung. Wenn Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD kann, fragen Sie nach dem Profil.
Was das für den öffentlichen Auftraggeber bedeutet
Für Betriebe im Straßen- und Tiefbau ist die B2B-Diskussion oft nachrangig, weil die Auftraggeber ohnehin Ämter sind. Dort gilt:
- Bundesbehörden verlangen die XRechnung seit dem 27.11.2020.
- Länder und Kommunen haben eigene Fristen und eigene Portale. Für ein Straßenbauamt ist das der praktisch entscheidende Fall – und er ist je Bundesland zu prüfen.
Das ist keine Ausflucht, sondern die Rechtslage: Es gibt hier keine bundeseinheitliche Antwort, die man auf einer Anbieterseite abdrucken könnte.
Der häufigste Irrtum: „Wir brauchen dafür eine Bausoftware“
Nein. Eine XRechnung zu erzeugen ist keine Kunst und kein Grund, eine Branchensoftware zu kaufen. Es gibt einmalig gekaufte Werkzeuge dafür, Rechnungsprogramme für wenige Euro im Monat und ein kostenloses Portal des Bundes.
Der Aufwand in einem Tiefbaubetrieb liegt woanders – in der Kette vor der Rechnung:
- Leistungsverzeichnis übernehmen (GAEB)
- Positionen bepreisen
- Aufmaß von der Baustelle erfassen
- Mengen prüfen und freigeben
- Mengen den Positionen zuordnen
- Rechnung erzeugen
Schritt 6 ist der einfachste. Wer eine Software nur wegen der E-Rechnungspflicht anschafft, kauft die falsche Lösung für das falsche Problem.
Was Sie bis zu Ihrer Frist tatsächlich tun müssen
| Aufgabe | Aufwand | Wann |
|---|---|---|
| Empfang sicherstellen (Postfach, Zuständigkeit) | gering | erledigt sein |
| Format je Auftraggeber klären | gering, aber pro Kunde | vor der ersten Rechnung |
| Leitweg-ID in den Stammdaten pflegen | gering | vor der ersten Rechnung |
| Versandweg festlegen (Portal, Mail, Peppol) | mittel | einige Monate vorher |
| Steuerberater einbinden | gering | frühzeitig |
Die Liste ist bewusst kurz. Für die meisten Betriebe ist die E-Rechnungspflicht ein organisatorisches Thema, kein technisches Großprojekt.
Versionsstand: 3.0.2, und 4.0 steht an
Maßgeblich ist derzeit XRechnung 3.0.2 (Stand: August 2026). Version 4.0 setzt die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 um und ist für Mitte bis Ende 2026 angekündigt, mit einer Übergangsphase für 3.0.2.
Für Ihren Betrieb ist das eine Frage an den Softwareanbieter, nicht an Sie: Wer die Rechnung erzeugt, muss den Versionswechsel mitgehen.
Häufige Fragen
Wir sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Gilt das auch für uns? Zum Ausstellen nicht: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht, E-Rechnungen zu stellen, dauerhaft ausgenommen. Von der Empfangspflicht dagegen nicht – die gilt seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen. Diese beiden Sätze werden am häufigsten verwechselt. Ob § 19 auf Ihren Betrieb zutrifft, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung; diese Seite ersetzt sie nicht.
Reicht es, wenn unser Steuerberater die Rechnungen schreibt? Wenn er das ohnehin tut, ja. Prüfen Sie aber, ob die Nachweise – Aufmaßblätter, Abrufbezug – dabei mitgehen. Genau daran hängt bei öffentlichen Auftraggebern die Zahlung.
Müssen wir E-Rechnungen archivieren? Ja, mit den üblichen Aufbewahrungsfristen und im Originalformat. Ein Ausdruck genügt nicht.
Was, wenn ein Kunde weiterhin Papier will? Im B2B ist das bis zu Ihrer Frist möglich. Danach entscheidet die Rechtslage, nicht der Kundenwunsch.
Ihre Frist in vier Fragen
Statt einer allgemeinen Übersicht die konkrete Einordnung. Vier Fragen, in dieser Reihenfolge:
1. Rechnen Sie an öffentliche Auftraggeber ab? Wenn ja, ist die Frage nach 2027 für Sie weitgehend erledigt – dort wird die XRechnung in aller Regel schon heute verlangt. Sie sind faktisch bereits im Zielzustand und müssen nur noch den B2B-Teil nachziehen.
2. Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €? Wenn ja, gilt für Ihre B2B-Rechnungen der 01.01.2027. Wenn nein, der 01.01.2028 – bis zum 31.12.2027 dürfen Sie weiter Papier und PDF stellen.
3. Können Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren? Diese Pflicht besteht seit dem 01.01.2025 und wird häufiger übersehen als die Versandpflicht. Ein Postfach reicht nicht – die Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden.
4. Wer erzeugt Ihre Rechnungen heute? Wenn Ihr Steuerberater fakturiert, klären Sie mit ihm, ob und wie er die Nachweise – Aufmaßblätter, Abrufbezug – mitliefert. Genau daran hängt bei öffentlichen Auftraggebern die Zahlung, und genau das sieht ein Lohnbüro nicht.
Archivierung: der unterschätzte Teil
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, kein Dokument. Für die Aufbewahrung heißt das:
| Anforderung | Was das praktisch bedeutet |
|---|---|
| Originalformat aufbewahren | Die XML-Datei, nicht ein Ausdruck und nicht ein PDF davon |
| Unveränderbarkeit | Ablage, in der Dateien nicht überschrieben werden können |
| Auffindbarkeit | Zuordnung zu Auftrag und Auftraggeber, nicht nur nach Datum |
| Lesbarkeit über die Frist | Die Datei muss auch in acht Jahren noch darstellbar sein |
Der erste Punkt ist der häufigste Fehler: Wer die XRechnung nur als PDF-Vorschau ablegt, hat sie nicht archiviert. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wo das Original liegt – bei Ihnen oder bei ihm.
Was Sie Ihren Steuerberater fragen sollten
Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung. Sie kann Ihnen aber die Fragen liefern, mit denen Sie in das Gespräch gehen:
- Fällt unser Vorjahresumsatz über oder unter die 800.000-€-Grenze – und was zählt genau hinein?
- Wer archiviert die E-Rechnungen im Original, Sie oder wir?
- Wie kommen unsere Ausgangsrechnungen künftig zustande, und wer prüft sie vor dem Versand?
- Was passiert mit Eingangsrechnungen, die uns als XRechnung erreichen?
- Gibt es in unserer Konstellation Sonderfälle – Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften, Anzahlungen?
Frage 5 lohnt sich: Für bestimmte Rechnungsarten gelten abweichende Regeln, und die Einschätzung dazu gehört zu den Aufgaben Ihres Beraters, nicht Ihres Softwareanbieters.
Was das für die Auswahl einer Software bedeutet
Die häufigste Fehlentscheidung in diesem Zusammenhang ist, wegen der E-Rechnungspflicht eine Branchensoftware anzuschaffen. Die Pflicht betrifft ein Dateiformat; eine Bausoftware löst ein Ablaufproblem. Das sind zwei verschiedene Kaufgründe.
| Wenn Ihr Problem ist … | … dann brauchen Sie |
|---|---|
| „Wir können keine XRechnung erzeugen“ | ein Rechnungsprogramm oder das Portal |
| „Wir wissen nicht, ob unsere Rechnung ankommt“ | eine Prüfung der Leitweg-ID |
| „Das Zusammenstellen der Rechnung dauert Tage“ | eine durchgehende Kette vom Aufmaß zur Rechnung |
| „Wir finden die Nachweise nicht“ | eine Zuordnung von Menge zu Beleg |
Nur die unteren beiden Zeilen rechtfertigen eine Bausoftware. Wer wegen der oberen beiden kauft, zahlt für Funktionen, die er nicht braucht.
Eingangsrechnungen: die Pflicht, die schon gilt
Über den Versand wird viel geschrieben, über den Empfang wenig – dabei ist er seit dem 01.01.2025 verpflichtend und betrifft Sie unabhängig von Umsatzgrenzen.
Was in der Praxis dazugehört:
- Eine Adresse, die erreichbar ist. Ein Postfach, das jemand liest, nicht eine info@-Adresse, die niemand öffnet.
- Verarbeitung ohne Medienbruch. Eine XRechnung auszudrucken und abzuheften erfüllt den Zweck nicht – das Original ist die Datei.
- Lesbarmachung. Sie müssen die Rechnung ansehen können. Dafür genügt ein Betrachter; ein teures System braucht es nicht.
- Prüfung wie bisher. Sachlich und rechnerisch – daran ändert das Format nichts.
Der häufigste Stolperstein ist Punkt 1: Lieferanten stellen um, senden an die Adresse aus dem Stammdatensatz, und dort liest sie niemand. Die Rechnung gilt als zugegangen, die Frist läuft, und die Mahnung kommt, bevor jemand die Rechnung gesehen hat.
Ein Abgleich der eigenen Rechnungseingangsadresse mit den größten Lieferanten ist eine halbe Stunde Arbeit und verhindert genau das.
Zusammengefasst
Für Tiefbaubetriebe mit öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung längst Alltag; die B2B-Fristen 2027 und 2028 sind für diese Betriebe eher eine Formalie. Wichtiger als das Datum ist die Erkenntnis, dass die Rechnung der einfachste Teil ist – und dass eine Software, die nur sie löst, das eigentliche Problem nicht anfasst.
Die technischen Details zur Adressierung stehen im Artikel XRechnung an das Straßenbauamt ; wie die Rechnung bei Levora aus den geprüften Mengen entsteht, auf der Seite zu XRechnung und ZUGFeRD .
Prüfen, wo Sie tatsächlich stehen
Zwanzig Minuten über Ihre Auftraggeber und Ihren Vorjahresumsatz reichen, um Ihre Frist einzuordnen – und um zu sehen, ob dafür überhaupt etwas zu tun ist.
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