GAEB X81, X83, X84, X89 – welche Datei wofür?

Was bedeuten die Kürzel X81, X83 und X84?

Die Zahlen bezeichnen Phasen im Datenaustausch, nicht Dateiformate. Vereinfacht: Die X81 enthält das ausgeschriebene Leistungsverzeichnis, die X83 ist die Angebotsaufforderung, und die X84 geht mit Ihren Preisen zurück an den Auftraggeber.

Das X steht für die XML-Fassung des Austauschformats (GAEB DA XML). Ältere Dateien tragen ein D oder P – inhaltlich meinen die Ziffern dasselbe.

Die Phasen im Überblick

Die Richtung ist der Punkt, den man sich merken sollte: X81 und X83 kommen herein, X84 und X89 gehen hinaus.

Wann bekommen Sie was?

X81 – Leistungsbeschreibung. Das reine Leistungsverzeichnis mit Positionsnummern, Texten, Mengen und Einheiten, ohne Preise. Häufig zur Information oder bei freihändiger Vergabe.

X83 – Angebotsaufforderung. Der praktisch häufigste Fall in einer Ausschreibung. Struktur wie die X81, aber ausdrücklich als Aufforderung, ein Angebot abzugeben.

X84 – Angebotsabgabe. Ihre Antwort. Sie tragen die Einheitspreise ein und senden die Datei zurück. Hier passiert der häufigste Fehler: die falsche Phase zurückzuschicken.

X89 – Rechnung. Weniger verbreitet als X81/X83/X84, aber im Tiefbau anzutreffen: die Rechnung auf Basis der aufgemessenen Mengen. Nicht zu verwechseln mit der XRechnung – das ist ein anderer Standard für einen anderen Zweck.

Der häufigste Fehler: die falsche Phase zurückgeben

Wenn Sie eine X83 erhalten und eine X83 mit eingetragenen Preisen zurückschicken, wird die Datei in der Regel abgelehnt. Erwartet wird eine X84.

Der Grund ist nicht Formalismus: Die Vergabestelle liest die eingehenden Dateien maschinell ein und vergleicht Angebote. Eine Datei in der falschen Phase passt nicht in diesen Ablauf.

Praxistipp: Prüfen Sie vor dem Absenden zwei Dinge – die Phase und die Vollständigkeit. Eine X84 ohne Preis in einer Pflichtposition ist genauso wertlos wie die falsche Phase.

X81 oder X83 – muss ich das unterscheiden können?

Für die tägliche Arbeit: nein. Eine Software, die den Import beherrscht, erkennt die Phase aus der Datei und gibt in der Phase aus, die erwartet wird. Sie müssen die Kürzel nicht auswendig können.

Für das Gespräch mit der Vergabestelle: ja. Wenn dort jemand sagt „schicken Sie die 84 zurück“, sollten Sie wissen, was gemeint ist.

Was in der Datei steht – und was nicht

Das ist wichtig für die Erwartungshaltung: Eine GAEB-Datei ersetzt nicht die Ausschreibungsunterlagen. Sie enthält den rechenbaren Teil, nicht den vertraglichen.

Wenn der Auftraggeber nur ein PDF schickt

Kommt vor, gerade bei kleineren Kommunen. Dann fehlt die maschinenlesbare Grundlage, und die Positionen müssen erfasst werden – mit allem, was das an Tippfehlern mit sich bringt.

Fragen Sie nach. Die GAEB-Datei existiert fast immer; sie wird nur nicht automatisch mitgeschickt, weil das PDF für den Menschen gedacht ist. Eine kurze Mail an die Vergabestelle spart Ihnen unter Umständen einen halben Tag.

Warum die Positionsnummern erhalten bleiben müssen

Beim Import ist die Versuchung groß, Positionen in die eigene Systematik zu überführen. Tun Sie es nicht. Bei der Prüfung wird nach der Nummer aus dem Vertrag gefragt – nicht nach Ihrer internen.

Dasselbe gilt für das Aufmaß: Eine Menge muss an der Positionsnummer hängen, die der Auftraggeber kennt. Alles andere erzeugt Rückfragen, die Wochen kosten.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen D83 und X83? Nur das Dateiformat. D steht für die ältere Fassung, X für GAEB DA XML. Die Phase – und damit die Bedeutung – ist dieselbe.

Kann ich eine GAEB-Datei mit Excel öffnen? Nicht sinnvoll. Es ist eine strukturierte Datei, keine Tabelle. Sie brauchen ein Programm, das das Format liest.

Brauche ich für den Import eine teure Software? Nicht zwingend – es gibt einfache Betrachter für den Blick hinein. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Positionen anschließend weiterverwendet werden: bepreisen, aufmessen, abrechnen.

Ist X89 dasselbe wie XRechnung? Nein. X89 ist eine GAEB-Phase für die Rechnung auf Basis von Aufmaßdaten. Die XRechnung ist ein europäischer Standard nach EN 16931 für die elektronische Rechnung. Manche Auftraggeber verlangen beides – für unterschiedliche Zwecke.

Wir bekommen die Datei mit der Endung .p83. Was ist das? Die Endung P steht für die Preisphase im älteren Datenaustausch – inhaltlich die Angebotsaufforderung. Behandeln Sie sie wie eine X83: bepreisen und in der erwarteten Phase zurückgeben. Fragen Sie im Zweifel bei der Vergabestelle nach, in welchem Format die Rückgabe erwartet wird.

Können wir ein bepreistes LV als Excel zurückschicken? Nur wenn es ausdrücklich zugelassen ist. In einer förmlichen Vergabe ist die Rückgabe im geforderten Austauschformat in der Regel Teil der Formanforderungen – und ein Angebot, das die Form verfehlt, wird ausgeschlossen, egal wie gut der Preis ist.

Was in einer GAEB-Datei strukturell drinsteht

Wer einmal hineingesehen hat, versteht, warum sich Positionen daraus zuverlässig übernehmen lassen – und warum ein PDF das nicht leistet.

Die Positionsart wird oft übersehen und ist teuer, wenn man sie übersieht: Eine Bedarfsposition wird nur abgerechnet, wenn sie tatsächlich beauftragt wird. Wer sie wie eine Normalposition einkalkuliert, verzerrt seinen Angebotspreis.

Die Hierarchie entscheidet darüber, ob Ihre Abrechnung später zum LV des Auftraggebers passt. Titel und Untertitel sollten erhalten bleiben, auch wenn sie intern niemand braucht.

Wenn wirklich nur ein PDF kommt

Kommt vor, vor allem bei kleineren Kommunen und bei freihändiger Vergabe. Die Reihenfolge, in der Sie vorgehen sollten:

1. Nachfragen. Eine kurze Mail an die Vergabestelle: „Können Sie uns das LV zusätzlich als GAEB-Datei (X83) zur Verfügung stellen?“ In den meisten Fällen existiert sie.
2. Beim Planungsbüro fragen. Steht eines im Impressum der Unterlagen, hat es die Datei praktisch sicher – sie ist dort entstanden.
3. Erst dann erfassen. Und dann konsequent mit den Positionsnummern des Auftraggebers, nicht mit eigenen.

Der Aufwand für Schritt 1 und 2 sind zehn Minuten. Der Aufwand für Schritt 3 bei einem LV mit 140 Positionen ist ein halber Tag – plus die Tippfehler, die später bei der Abrechnung auffallen.

Typische Fehler beim Import

Die Zeile zu den Langtexten ist praktisch relevant: Ohne Langtext ist die Leistung nicht vollständig beschrieben, und Streit über den Leistungsumfang entsteht später genau daran.

Was Sie vor dem Absenden prüfen sollten

Bevor die X84 zurückgeht, drei Kontrollen, die zusammen fünf Minuten dauern:

1. Phase korrekt? X84, nicht X83.
2. Alle Pflichtpositionen bepreist? Eine leere Pflichtposition kann zum Ausschluss führen.
3. Summen plausibel? Ein Vertipper im Einheitspreis fällt in der Endsumme auf, wenn man einmal hinsieht.

Diese drei Punkte sind der Unterschied zwischen einem gewerteten und einem ausgeschlossenen Angebot – und sie haben nichts mit Software zu tun, sondern mit Disziplin.

Bedarfs-, Alternativ- und Eventualpositionen

Diese Positionsarten stehen in fast jedem größeren Leistungsverzeichnis und werden beim Kalkulieren regelmäßig falsch behandelt:

Die Bedarfsposition ist der häufigste Fehler: Sie wird bepreist, weil sie im LV steht, und dann in der eigenen Summe mitgezählt. Das verzerrt das Bild über den Auftragswert – und wenn sie nie abgerufen wird, fehlt am Ende Umsatz, mit dem gerechnet wurde.

Die Zulage wird umgekehrt oft übersehen: Wer sie nicht bepreist, weil sie „nur“ eine Zulage ist, gibt ein unvollständiges Angebot ab.

Eine Software, die diese Arten aus der GAEB-Datei übernimmt und getrennt ausweist, nimmt Ihnen die Buchhaltung dazu ab. Prüfen sollten Sie sie trotzdem – die Einstufung stammt vom Auftraggeber und ist gelegentlich diskussionswürdig.

Zusammengefasst

Merken müssen Sie sich im Grunde eine Zeile: X81 und X83 kommen herein, X84 geht zurück. Alles Weitere erledigt die Software – vorausgesetzt, sie beherrscht die Phasen und behält die Positionsnummern des Auftraggebers bei.

Wie der Import bei Levora abläuft, steht auf der Seite zum GAEB- und LV-Import . Was danach mit den Mengen passiert, beschreibt der Artikel Aufmaß nach REB 23.003 .