Rahmenvertrag im Straßenbau: Hunderte Kleinaufträge sauber abrechnen

Was macht die Abrechnung im Rahmenvertrag so aufwendig?

Nicht die Einzelleistung. Ein Rahmenvertrag wird gewonnen, wenn er unterschrieben ist – verdient wird er über hunderte Einzelabrufe im Jahr, von denen jeder einzeln nachgewiesen werden muss.

Der Aufwand entsteht durch die Kette: Jede Menge gehört zu einer Position, jede Position zu einem Abruf, jeder Abruf zu einem Vertrag. Reißt diese Kette an einer Stelle, fragt der Auftraggeber zurück – und die Rechnung liegt.

Die Begriffe, die auseinandergehalten werden müssen

Der Abruf ist der Anker. Ohne ihn lässt sich später nicht zeigen, auf welcher Grundlage gearbeitet wurde.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Vertrag einlesen. Das Leistungsverzeichnis kommt als GAEB-Datei und wird zum Positionsstamm: Nummern, Texte, Mengen, Einheitspreise. Die Positionsnummern bleiben die aus dem Vertrag – das ist keine Formalie, sondern die Sprache der späteren Prüfung.

2. Abruf anlegen. Jede Beauftragung wird ein eigener Vorgang unter diesem Vertrag, mit Datum, Ort und der Nummer, unter der der Auftraggeber ihn führt.

3. Leistung erbringen und dokumentieren. Die Kolonne arbeitet und füllt den Zettel aus – handschriftlich, unterschrieben.

4. Aufmaß zuordnen. Die Mengen werden geprüft und an die Positionen gehängt. Preise kommen aus dem Vertrag, nicht aus einer Liste daneben.

5. Monatlich abrechnen. Alle freigegebenen Abrufe des Monats gehen als eine XRechnung heraus.

Der kritische Punkt: Restmengen

Ein Rahmenvertrag enthält je Position eine Menge, die abgerufen werden kann. Ist sie aufgebraucht, ist die Position erschöpft – weitere Leistungen brauchen dann eine gesonderte Beauftragung oder einen Nachtrag.

In der Praxis wird das oft in einer Excel-Datei geführt, die eine Person pflegt. Das funktioniert, solange diese Person da ist. Ist sie im Urlaub oder wechselt sie den Betrieb, merkt in der Regel der Auftraggeber zuerst, dass eine Menge überschritten wurde.

Wenn eine dieser vier Fragen im Betrieb nur eine Person beantworten kann, ist das ein Risiko – unabhängig von der eingesetzten Software.

Sammelrechnung oder Einzelrechnung?

Beides ist möglich, üblich ist die Sammelrechnung. Sie spart beiden Seiten Arbeit: Ihnen das Erzeugen, dem Amt das Prüfen.

Eine Ausnahme lohnt sich bei größeren Einzelabrufen, die früher bezahlt werden sollen – dort kann eine gesonderte Rechnung sinnvoll sein. Klären Sie das vorher mit dem Sachbearbeiter; manche Ämter haben dazu feste Vorgaben.

Nachträge: getrennt ausweisen

Leistungen, die der Vertrag nicht abdeckt, sind Nachträge. Sie unter den Vertragspositionen mitlaufen zu lassen, ist bequemer und fällt spätestens bei der Prüfung auf.

Sauber ist: Nachtrag als solchen kennzeichnen, gesondert ausweisen, Beauftragung dokumentieren. Das ist mehr Arbeit im Moment und deutlich weniger Arbeit im Streitfall.

Woran die Prüfung typischerweise hängt

1. Fehlender Abrufbezug. Der Sachbearbeiter kann die Leistung nicht zuordnen.
2. Menge ohne Nachweis. Das Aufmaßblatt liegt nicht bei.
3. Position erschöpft. Die abgerufene Menge übersteigt die Vertragsmenge.
4. Preisabweichung. Ein anderer Einheitspreis als im Vertrag – meist ein Übertragungsfehler.
5. Falsche Leitweg-ID. Die Rechnung erreicht das Amt gar nicht erst.

Die ersten vier lassen sich vermeiden, indem die Kette technisch zusammenhängt statt organisatorisch. Der fünfte Punkt ist in den Details zur XRechnung beschrieben.

Was das im Monat kostet

Rechnen Sie es an Ihren Zahlen durch:

Bei sechzig Abrufen, acht Minuten je Abruf und zwei Stunden Restmengenpflege sind das rund zehn Stunden im Monat. Ob dagegen eine Umstellung lohnt, entscheidet diese Zahl – nicht eine Prospektangabe.

Häufige Fragen

Wir haben Rahmenverträge mit mehreren Auftraggebern. Wird das nicht unübersichtlich? Nur wenn Abrufe nicht eindeutig einem Vertrag zugeordnet sind. Mit sauberer Zuordnung ist es egal, wie viele Verträge parallel laufen.

Wie lange dürfen wir mit der Abrechnung warten? Das steht im Vertrag. Unabhängig davon gilt: Je länger der Abstand zwischen Leistung und Rechnung, desto schwieriger die Rückfrage – und desto später das Geld.

Was, wenn ein Zettel gar nicht ankommt? Dann ist die Leistung nicht abrechenbar. Deshalb gehört zu einem funktionierenden Ablauf, dass offene Abrufe ohne Aufmaß sichtbar sind.

Ein Vertragsjahr, durchgerechnet

Ein Rahmenvertrag über zwölf Monate, wie er im Straßenunterhalt vorkommt. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel.

Zwei Dinge fallen daran auf.

Erstens werden nur 22 von 140 Positionen tatsächlich gebraucht. Das ist typisch: Ein Vertrags-LV deckt alles ab, was vorkommen könnte. Der Alltag besteht aus einer Handvoll Positionen, die sich ständig wiederholen. Wer diese 22 sauber eingerichtet hat, hat 95 % der Arbeit erledigt.

Zweitens stehen 640 Abrufe zwölf Rechnungen gegenüber. Der Aufwand liegt nicht im Rechnungschreiben, sondern im Sammeln, Zuordnen und Belegen dazwischen. Eine Software, die nur das Rechnungschreiben beschleunigt, greift am falschen Ende an.

Restmengen: der Punkt, an dem es teuer wird

Ein Beispiel für eine einzelne Position über das Jahr:

Im August ist die Vertragsmenge überschritten. Was jetzt passiert, hängt davon ab, wann es jemand merkt:

• Vor der Leistung bemerkt: Sie sprechen mit dem Auftraggeber, es gibt eine Erweiterung oder eine gesonderte Beauftragung. Unangenehm, aber geregelt.
• Nach der Leistung, vor der Rechnung bemerkt: Die Nachbeauftragung wird nachgeholt. Geht, kostet Zeit und Erklärung.
• Erst bei der Prüfung bemerkt: Die überschießende Menge wird gekürzt. Sie haben gearbeitet und bekommen sie nicht bezahlt.

Der dritte Fall ist der häufigste, weil Restmengen typischerweise in einer Tabelle stehen, die jemand nebenher pflegt. Deshalb ist die Frage „Wie viel ist an dieser Position noch offen?“ der beste Test für jede Abrechnungslösung – auch für die eigene.

Nachträge sauber führen

Leistungen außerhalb des Vertrags sind der zweite Bereich, in dem Betriebe regelmäßig Geld verlieren. Der Ablauf, der trägt:

1. Vor der Ausführung melden. Eine nachträglich angezeigte Zusatzleistung ist schwer durchzusetzen, egal wie berechtigt sie ist.
2. Schriftlich beauftragen lassen. Auch eine kurze Mail des Sachbearbeiters ist eine Beauftragung. Ein Telefonat ist es nicht.
3. Getrennt erfassen. Nachtragspositionen bekommen eigene Nummern und laufen nicht unter den Vertragspositionen mit.
4. Getrennt ausweisen. In der Rechnung sichtbar als Nachtrag, mit Bezug auf die Beauftragung.

Der verbreitete Fehler ist Schritt 3: Die Zusatzleistung wird der nächstähnlichen Vertragsposition zugeschlagen, weil es schneller geht. Bei der Prüfung fällt die abweichende Menge auf, und dann steht nicht nur der Nachtrag zur Diskussion, sondern die Sorgfalt der gesamten Abrechnung.

Was der Sachbearbeiter beim Amt sieht

Nützlich für die eigene Aufstellung ist die Gegenseite. Eine Sammelrechnung wird dort in dieser Reihenfolge bearbeitet:

Vier der fünf Schritte betreffen Zuordnung, nicht Leistung. Wer diese Zuordnung mitliefert, statt sie erfragen zu lassen, verkürzt die Zahlungsdauer spürbar – und das ist bei sechzig Abrufen im Monat ein Liquiditätsthema, kein Verwaltungsthema.

Vertragsende und Verlängerung

Ein Rahmenvertrag läuft aus, und das erzeugt regelmäßig zwei vermeidbare Probleme.

Erstens die Restabrechnung. Einsätze aus den letzten Wochen der Laufzeit werden häufig erst nach Vertragsende abgerechnet. Formal ist das meist unproblematisch, praktisch führt es zu Rückfragen – der Sachbearbeiter hat den Vorgang bereits geschlossen. Wer die letzten vier Wochen zeitnah abrechnet, spart sich diese Runde.

Zweitens die Anschlussvergabe. Zwischen dem Ende eines Rahmenvertrags und dem Beginn des nächsten liegt oft eine Lücke. In dieser Zeit gibt es Meldungen, aber keine Vertragsgrundlage. Was hilft:

Die letzte Zeile klingt selbstverständlich und ist es im Alltag nicht: Wenn ein bekannter Sachbearbeiter anruft und bittet, „kurz mal hinzufahren“, entsteht eine Leistung ohne Grundlage. Eine kurze Mail im Nachgang, die die telefonische Beauftragung bestätigt, kostet zwei Minuten und ist im Zweifel der ganze Anspruch.

Zusammengefasst

Rahmenvertragsarbeit ist Kleinauftrags-Masse. Der Nutzen einer strukturierten Abrechnung zeigt sich nicht beim einzelnen Abruf, sondern nach dem dreißigsten – wenn Restmengen, offene Vorgänge und fehlende Nachweise ohne Nachfragen sichtbar sind.

Wie Levora Abrufe an den Vertrag bindet, steht auf der Seite zu den Rahmenvertrags-Abrufen . Den vollständigen Ablauf bei Gefahrenstellen beschreibt der Artikel Gefahrenstellenbeseitigung abrechnen .