Leitweg-ID prüfen
Die Prüfziffer nach dem amtlichen Verfahren – bevor das Portal die Rechnung abweist.
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E-Rechnungspflicht: ab wann für Sie?
Höchstens acht Fragen, dann steht da, welche Frist für Ihren Betrieb gilt und was bis dahin zu tun ist. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse – das Ergebnis kommt sofort und bleibt in Ihrem Browser.
Der Check
Höchstens acht Fragen
Antworten Sie ehrlich, auch mit „weiß ich nicht“ – daraus wird dann keine Antwort erfunden, sondern gesagt, was zuerst zu klären ist.
Ihr Ergebnis
Was jetzt zu tun ist
Diese Auskunft beruht auf dem Stand vom 16.08.2026 und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Betrieb verbindlich ist, was Ihre Steuerberatung sagt – und bei öffentlichen Auftraggebern das, was in der Vergabeunterlage steht. Die Fristen sind unten mit Quelle belegt.
1. Januar 2025
1. Januar 2027
1. Januar 2028
27. November 2020
seit %s
ab %s
%s oder %s
%s von %s Fragen beantwortet
Für Sie gilt die Pflicht bereits – nicht erst 2027
Ausstellen müssen Sie nicht – empfangen schon
Ab %s müssen Sie E-Rechnungen versenden
Die Frist hängt an einer Zahl, die Sie nachsehen sollten
Bundesbehörden nehmen nur XRechnung an. Länder und Kommunen haben eigene Fristen und eigene Portale; welches für Ihr Straßenbauamt gilt, steht in der Vergabeunterlage.
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und lesen können – auch Kleinunternehmer, auch wer selbst keine ausstellt.
dauerhaft befreit
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Sie von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft ausgenommen.
Über 800.000 € Umsatz im Vorjahr: Ihre Rechnungen an andere Unternehmen müssen dann E-Rechnungen nach EN 16931 sein.
Bis 800.000 € Umsatz im Vorjahr: bis dahin dürfen Sie weiter Papier oder PDF stellen – vorausgesetzt, der Empfänger ist einverstanden.
Entscheidend ist Ihr Gesamtumsatz 2026: über 800.000 € gilt der frühere Termin, darunter der spätere. Ohne diese Zahl bleibt es bei zwei Möglichkeiten.
Zwei verschiedene Regelwerke
Die Befreiung in § 19 UStG betrifft die umsatzsteuerliche Pflicht. Was ein öffentlicher Auftraggeber verlangt, steht in eigenen Verordnungen und wird davon nicht aufgehoben. Klären Sie das vor der ersten Rechnung mit der Vergabestelle.
Erst diese Frage klären
Ob Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, entscheidet, ob Sie überhaupt E-Rechnungen ausstellen müssen. Das steht in Ihrem Umsatzsteuerbescheid – oder Ihre Steuerberatung sagt es in einem Satz.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Auch nicht als Anhang und auch nicht, wenn es maschinell erzeugt wurde. Verlangt ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt das PDF mit drin, aber das XML ist das Original.
Word und Excel erzeugen keine E-Rechnung
Sie sind bis zu Ihrer Frist erlaubt, danach nicht mehr. Das ist der Punkt, an dem eine Umstellung ansteht – und der Grund, sie nicht auf den letzten Monat zu legen.
Diese Pflicht läuft bereits
Empfangen können müssen Sie seit dem %s. Dafür genügt technisch ein E-Mail-Postfach – aber die Datei muss lesbar und GoBD-konform abgelegt werden, und genau daran hakt es meistens.
Ohne Leitweg-ID kommt die Rechnung nicht an
Sie adressiert die Rechnung an die richtige Stelle und steckt in der XRechnung im Feld BT-10. Stimmt die Prüfziffer nicht, weist das Portal ab, bevor ein Mensch die Rechnung sieht.
Das Original ist die XML-Datei
Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild genügt der GoBD nicht. Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre, unveränderbar.
Mit der Steuerberatung klären, ob Sie unter § 19 UStG fallen.
Den Gesamtumsatz 2026 nachsehen – er entscheidet zwischen %s und %s.
Einen Weg festlegen, wie ab Ihrer Frist XRechnung oder ZUGFeRD entsteht.
Beim Hersteller Ihres Rechnungsprogramms nachfragen, ob und ab wann es XRechnung und ZUGFeRD erzeugt.
Einen festen Weg schaffen, wie eingehende XRechnungen gelesen und abgelegt werden.
Die Leitweg-ID je Auftraggeber erfragen und hinterlegen – die Prüfziffer lässt sich hier auf der Seite testen.
Klären, wo die XML-Dateien unveränderbar für acht Jahre liegen.
Nichts Dringendes. Prüfen Sie die Fristen erneut, wenn sich Ihr Umsatz oder Ihre Auftraggeber ändern.
Ohne JavaScript wertet dieser Bogen nichts aus. Die Fristen und Ausnahmen stehen vollständig im Text unter dem Werkzeug – daran lässt sich dieselbe Frage auch von Hand beantworten.
Die Auswertung läuft in Ihrem Browser. Nichts davon wird gesendet oder gespeichert – auch nicht Ihr Umsatz.
Die Fristen im Überblick
| Was | Ab wann | Für wen |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | 1. Januar 2025 | alle inländischen Unternehmen, ohne Ausnahme |
| E-Rechnungen versenden | 1. Januar 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| E-Rechnungen versenden | 1. Januar 2028 | alle übrigen |
| XRechnung an Bundesbehörden | seit 27. November 2020 | wer an den Bund abrechnet |
Die 800.000-€-Grenze meint den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Pflicht ab 2027 ist das also der Umsatz des Jahres 2026 – eine Zahl, die heute schon feststeht.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung oder ZUGFeRD. Was ausdrücklich keine E-Rechnung ist:
- ein PDF, auch als E-Mail-Anhang
- ein eingescannter Ausdruck
- ein Word- oder Excel-Dokument, egal wie sauber formatiert
Bei ZUGFeRD steckt zwar ein PDF mit im Dokument, aber das eingebettete XML ist das Original. Wer nur das PDF aufhebt, hat die Rechnung nicht aufgehoben.
Die Ausnahmen
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft ausgenommen. Von der Empfangspflicht seit 2025 sind sie es nicht – das ist die Verwechslung, die am häufigsten vorkommt.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nach § 33 UStDV und Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen. Für einen Betrieb, der Bauleistungen abrechnet, ändert das wenig: die Schlussrechnung liegt selten unter 250 €.
Öffentliche Auftraggeber sind ein eigener Fall
Für Betriebe, die Gefahrenstellen beseitigen oder auf Rahmenverträge abrechnen, ist die B2B-Frist gar nicht der interessante Termin. Bundesbehörden nehmen seit dem 27. November 2020 nur noch XRechnung an. Länder und Kommunen haben eigene Fristen, eigene Portale und eigene Zugangswege – welcher gilt, steht in der Vergabeunterlage und nicht in einem Bundesgesetz.
Praktisch heißt das: Wer heute für ein Straßenbauamt arbeitet, ist von der Pflicht längst erfasst, während die Diskussion um 2027 und 2028 an ihm vorbeigeht.
Wonach dieser Check nicht fragt
Er fragt nicht nach Ihrer E-Mail-Adresse, und er verschickt kein PDF. Das Ergebnis steht auf dem Bildschirm und lässt sich drucken; nichts davon verlässt Ihren Browser. Ein Check, der erst eine Adresse verlangt und dann verrät, ob eine Pflicht greift, verkauft die Auskunft, die er zu verschenken vorgibt.
Und er ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Fristen sind belegt, die Zuordnung ist es nicht: ob Ihr Betrieb unter § 19 fällt, ob ein bestimmter Umsatz zum Gesamtumsatz zählt, ob eine Leistung überhaupt umsatzsteuerbar ist – das entscheidet Ihre Steuerberatung, nicht ein Formular auf einer Website.
Stand der Angaben: 16. August 2026. Quellen: das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und die FAQ des Bundesfinanzministeriums .
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