Was die Abrechnung wirklich kostet

Warum hier keine fertige Ersparnis steht

Die meisten ROI-Rechner der Branche haben die Antwort schon eingebaut. Man tippt drei Zahlen ein, und heraus fällt eine Ersparnis, die zufällig immer für die Software spricht – weil der Faktor, der die Ersparnis erzeugt, im Skript steht und nicht auf dem Bildschirm.

Hier ist dieser Faktor ein Regler: Minuten pro Zettel nach der Umstellung. Der Vorgabewert von drei Minuten ist eine Annahme aus der Entwicklung – ein gelesener Zettel wird angesehen, korrigiert und freigegeben, nicht mehr abgetippt. Es ist keine Messung in einem laufenden Betrieb, denn den gibt es noch nicht. Wer diesen Wert für zu optimistisch hält, setzt ihn hoch; der Rechner rechnet dann mit der höheren Zahl und sagt entsprechend weniger. Das ist der Punkt.

Was die Rechnung nicht enthält

Sie zählt Erfassungszeit, sonst nichts. Nicht enthalten sind die Einarbeitung, die ersten Wochen mit zwei Verfahren nebeneinander, das Übernehmen der Stammdaten und die Zeit, die es kostet, im Betrieb eine neue Gewohnheit durchzusetzen. Diese Posten sind real, aber sie fallen einmal an, während die Erfassungszeit jeden Monat wiederkommt – deshalb stehen sie als „einmalige Einrichtung“ in einem eigenen Feld und nicht in der monatlichen Zahl.

Ebenfalls nicht enthalten: was eine falsche oder verspätete Rechnung kostet. Eine Rechnung, die die Vergabestelle zurückweist, kostet nicht nur die Korrektur, sondern auch die Wochen bis zur nächsten Zahlung. Das lässt sich schlecht in einen Regler fassen, gehört aber in dieselbe Überlegung.

Wann sich eine Umstellung rechnerisch nicht lohnt

Bei zwanzig Zetteln im Monat und fünf Minuten Erfassung sind das gut anderthalb Stunden. Da trägt keine Software ihre Lizenz, und wer Ihnen etwas anderes vorrechnet, rechnet falsch. Interessant wird die Rechnung ab dem Punkt, an dem die Erfassung ein voller Arbeitstag im Monat ist – bei acht Minuten pro Zettel liegt der bei rund sechzig Zetteln.

Zwei Dinge kann diese Rechnung ausserdem nicht: Sie kann nicht abbilden, dass die Abrechnung heute abends und am Wochenende passiert und deshalb im Stundensatz gar nicht auftaucht. Und sie kann nicht abbilden, dass eine Person ausfällt und niemand sonst weiss, wie der Ordner sortiert ist.